xps形式の文書を、ファックス関連の業務で扱える形式に変換したい場合は、Filestarを活用できます。ページのレイアウトを保持するXML Paper Specificationファイルを、白黒のファックス文書に使われるグループ3 FAX形式へ変換できます。送信先や利用するシステムがfax形式を指定している場合のデータ準備に役立ちます。
たとえば、受発注書を扱う営業事務、申請書類を管理する行政書士事務所、紹介状などを取り扱う医療機関の事務部門で活用できます。xpsで保存された文書をfax形式にそろえることで、既存のファックス関連システムに合わせた受け渡しを進めやすくなります。変換後は、文字の読みやすさやページ構成を確認し、利用先の仕様に合っているか確かめると安心です。
FilestarはWindowsとmacOSに対応しています。複数ファイルの一括変換もできるため、文書を1件ずつ処理する手間を減らせます。日々蓄積する帳票や、まとめて形式を変更したい保管文書の処理にも適しています。
処理はパソコン上で行うため、クラウド型の変換サービスのように文書を外部サーバーへアップロードする必要がありません。顧客情報や契約内容を含む文書でも、外部へのデータ移転を避け、社内の管理方針に沿って扱いやすくなります。端末のアクセス制限などと組み合わせて、安全な運用につなげられます。業務に合った変換方法や一括処理の活用について、ぜひお問い合わせください。
