xpsで保存された帳票や定型文書を、テンプレートとして再利用したい場面に役立つのが、xpsをdotに変換する方法です。XML Paper Specificationファイルであるxpsは、文書の表示や印刷時のレイアウトを保持するための形式です。一方、dotはMicrosoft Wordで新しい文書を作成する際のひな形として使えるWord 文書テンプレートです。
FilestarはWindowsとmacOSに対応するデスクトップソフトウェアです。複数のxpsファイルをまとめてdotに変換できるため、ファイルごとに同じ作業を繰り返す手間を減らせます。部署ごとに保管された帳票や、過去の書類をまとめて整理したい場合にも便利です。
たとえば、総務担当者が社内申請書のひな形を整備する場合や、営業担当者が見積書の書式を再利用する場合に活用できます。士業の事務所で定型書類を管理する際にも、テンプレート化は文書作成の効率化につながります。ただし、xpsは編集を前提とした形式ではないため、変換後は文字配置や表、改ページを確認し、用途に合わせて調整することをおすすめします。
オンラインコンバーターとは異なり、コンピューター上でローカル処理することで、文書を外部のクラウドサービスへアップロードする必要がありません。顧客情報や社内資料の外部送信を避けられるため、情報管理上のリスクを抑えやすくなります。業務で扱うxpsの変換や一括処理について、導入前に確認したいことがあればお問い合わせください。
