xpsで保存された資料の文章を修正したり、別の文書に再利用したりしたい場合は、odtへの変換が役立ちます。XML Paper Specificationファイルであるxpsは、文書の表示や印刷時のレイアウト保持を目的とした形式です。一方、OpenDocumentテキストドキュメントであるodtは、対応するワープロソフトで文章や書式を編集する用途に適しています。
Filestarは、WindowsとmacOSで使えるファイル変換・処理ソフトです。パソコン上でxpsをodtに変換でき、複数のファイルをまとめて処理する一括変換にも対応しています。文書を1件ずつ変換する手間を減らせるため、蓄積された資料の整理や定期的な文書更新にも便利です。
例えば、総務担当者が過去の社内規程を更新する場合や、教育関係者が配布済みの教材を改訂する場合に活用できます。法務担当者が契約書のひな形を見直す際にも、編集可能な形式への変換が作業の出発点になります。ただし、元の文書の構成によってはレイアウトや書式が変わるため、変換後に表、改行、文字の配置を確認すると安心です。
社内資料や個人情報を含む文書では、処理する場所も重要です。Filestarでローカル処理を行えば、変換のためにファイルを外部のクラウドへアップロードする必要がありません。外部サービスへの送信や保管に伴うリスクを抑え、社内の情報管理方針に沿った運用を検討しやすくなります。
扱う文書の種類や一括変換の運用に合うか確認したい場合は、Filestarの利用についてお問い合わせください。
