xpsをdotmに変換すると、固定レイアウトで保存された文書を、Microsoft Wordで使うテンプレートとして活用するための準備ができます。FilestarはWindowsとmacOSに対応したデスクトップソフトウェアです。複数のファイルをまとめて変換できるため、蓄積した文書の整理にも役立ちます。
xpsは、文書の見た目を保持するXML Paper Specificationファイルです。一方、dotmはWord Open XMLマクロ有効文書テンプレートで、定型文書の書式やマクロを保存するために使われます。配布・閲覧用の文書を、繰り返し使う業務文書のひな形へ整備したい場合に適した変換です。
例えば、総務担当者が申請書の書式を統一する場合や、法務担当者が契約関連文書のひな形を整える場合に活用できます。営業部門で提案書や報告書の共通フォーマットを作る際にも便利です。一括変換を使えば、ファイルごとに同じ操作を繰り返す手間を減らせます。
ただし、xpsの固定レイアウトが、そのまま編集しやすいテンプレートとして再現されるとは限りません。変換後は文字、表、改ページなどを確認し、Microsoft Wordで必要な調整を行ってください。また、dotmへの変換だけでマクロが自動作成されるわけではありません。業務を自動化するマクロは、用途に応じて別途設定する必要があります。
Filestarでは、ファイルをコンピューター上でローカル処理できます。クラウドサービスへ文書をアップロードする必要がないため、個人情報や社内情報を外部に送信する機会を減らせます。保存先のアクセス権限や端末の管理も併せて行うことで、機密文書を扱う業務にも取り入れやすくなります。
導入前には、代表的な文書で変換結果を確認すると、必要な修正作業や運用方法を判断しやすくなります。xpsからdotmへの変換や一括処理について確認したい点があれば、お問い合わせください。
