xlsxの帳票をファックス向けの形式で扱いたい場合に役立つのが、Filestarによるg4への変換です。Excel Open XMLスプレッドシートをGroup 4 ファクス形式に変換し、対応するファックスシステムで利用するためのファイルを準備できます。FilestarはWindowsとmacOSの両方に対応しています。
経理部門では請求明細や支払一覧、物流部門では出荷指示書や配送リストなど、表計算で作成した書類をファックス業務に回す場面があります。複数のxlsxファイルをまとめて変換できるため、帳票を1件ずつ処理する手間を減らし、定期的な書類作成を効率化できます。
g4は白黒画像を効率よく圧縮するファックス形式です。変換後はxlsxの数式やセルを編集する用途には向かないため、元のファイルは保管しておくことをおすすめします。細かい文字や罫線、色分けされた表の読みやすさを確認し、送信先のシステムがg4に対応しているかも事前に確かめると安心です。
Filestarはオンライン変換サービスではなく、パソコン上でファイルを処理するソフトウェアです。ローカルで変換すれば、顧客情報や取引内容を含む帳票をクラウドへアップロードせずに済み、外部サービスへのデータ送信や保管に伴うリスクを抑えられます。端末のアクセス管理とあわせて、社内の情報管理方針に沿った運用を検討できます。
xlsxからg4への変換を日常業務に取り入れたい場合は、処理する帳票の種類や一括変換の用途についてお問い合わせください。
