txtで作成した案内文や業務連絡を、ファックス用のデータとして扱いたい場合に役立つのが、Filestarの変換機能です。テキストファイルのtxtを、グループ3 FAX形式のfaxに変換し、対応するファックス関連システムで利用するための文書を準備できます。FilestarはWindowsとmacOSの両方に対応するデスクトップソフトウェアです。
複数のファイルをまとめて変換できるため、文書を1件ずつ処理する手間を減らせます。たとえば、物流業での配送連絡、小売・卸売業での発注案内、総務部門での拠点向け通知など、テキストで出力された文書をファックス運用に合わせる場面で活用できます。定期的に大量の文書を扱う業務でも、一括処理によって作業を効率化できます。
変換をパソコン内で行えることも、業務利用では重要です。クラウド型の変換サービスへ文書をアップロードする必要がないため、取引先情報や社内情報を外部へ送信する機会を減らせます。ローカル処理は情報管理のしやすさにつながりますが、保存先のアクセス権限や端末のセキュリティ対策もあわせて確認すると安心です。
導入前には、変換したfaxファイルが利用先のシステムに対応しているか、日本語の表示や改行が意図どおりかを、実際の文書で確認することをおすすめします。txtからfaxへの変換や一括処理を業務に取り入れる方法については、お気軽にお問い合わせください。
