契約書や顧客情報を含む資料を共有するときは、送付先だけでなく、文書そのものの保護も大切です。pdfは、レイアウトを保ったまま共有しやすいPortable Document Formatファイルです。Filestarでpdfを保護すれば、パスワードを設定して、意図しない閲覧への対策ができます。
FilestarはWindowsとmacOSに対応し、複数のpdfをまとめて処理できます。取引先ごとの請求書や、案件別に保存した資料など、保護が必要な文書が多い場合も、一括処理によって繰り返し作業の負担を減らせます。
たとえば、会計担当者には決算資料や請求書の共有、人事担当者には給与関連文書の取り扱い、法務担当者には契約書の送付で役立ちます。パスワードによる保護は、送付先の確認や適切な保管ルールと組み合わせることで、より慎重な文書管理につながります。
処理はクラウドではなく、パソコン上で行います。文書を外部サーバーへアップロードする必要がないため、クラウド処理に伴う第三者へのデータ送信や外部保管のリスクを抑えられます。機密文書の取り扱い方針に合う運用や、一括処理の活用については、お気軽にお問い合わせください。
