odtをpdfに変換すると、編集用の文書を共有・配布しやすい形式に整えられます。odtはOpenDocumentテキストドキュメント、pdfはPortable Document Formatファイルです。どちらも文書形式ですが、pdfは閲覧環境によるレイアウトの違いを抑えやすく、提出資料や印刷用データに適しています。
FilestarはWindowsとmacOSで使える、パソコンにインストールして利用するファイル処理ソフトです。複数のodtファイルをまとめてpdfに変換できるため、文書を1件ずつ開いて書き出す手間を減らせます。定期的に作成する報告書や、大量の配布資料を処理する業務にも役立ちます。
例えば、営業担当者には提案書や見積書の送付、総務・法務担当者には社内規程や契約書の配布、教育関係者には教材や課題資料の共有に便利です。編集用のodtを手元に残し、配布用のpdfを作成すれば、修正と共有を分けて管理できます。提出前には、フォントや改ページ、表の配置を確認すると安心です。
文書をパソコン内で変換するため、処理のために外部のクラウドへアップロードする必要はありません。個人情報や取引先の情報を含む文書を外部に渡す機会を減らせる点は、ローカル処理のメリットです。端末のアクセス管理と併せて、社内の情報管理方針に沿った運用を検討できます。Filestarの導入や業務に合った使い方については、お気軽にお問い合わせください。
