同じ構成の文書を何度も作成するなら、odtをottに変換してひな形として活用できます。odtはOpenDocumentテキストドキュメント、ottはOpenDocument テキストドキュメントテンプレートです。既存の文書をテンプレートにすることで、対応する文書作成ソフトで新しい文書を作り始めやすくなり、書式や構成を毎回整える手間を減らせます。
FilestarはWindowsとmacOSで利用できるファイル変換・処理ソフトです。複数のodtファイルをまとめてottに変換できるため、部署ごとの申請書や定期報告書など、数多くのひな形を準備する作業にも適しています。1件ずつ変換する手間を省き、文書管理の効率化につなげられます。
人事・総務では入社手続きの案内や社内通知、教育現場では授業資料や課題用紙、コンサルティング業務では提案書や報告書のひな形づくりに役立ちます。共通の構成をテンプレートとして用意すれば、担当者が変わっても文書の体裁をそろえやすくなります。変換前に個人情報や案件固有の記載を削除しておくと、再利用しやすいひな形になります。
パソコン上でローカル処理できる点も、業務文書を扱ううえで重要です。クラウドへファイルをアップロードする必要がないため、外部サービスへの送信や保存に伴う情報漏えいリスクを抑えられます。機密文書を扱う場合は、端末のアクセス管理もあわせて行ってください。Filestarでの一括変換や業務への導入については、お気軽にお問い合わせください。
