繰り返し使う文書の書式や構成を統一したい場合は、docxをdotxに変換してテンプレート化すると便利です。docxはWord Open XMLドキュメント、dotxはWord Open XML文書テンプレートです。dotxを使えば、元のひな形を残したまま新しい文書を作成でき、毎回のレイアウト調整や入力項目の準備を減らせます。
Filestarは、WindowsとmacOSで使えるファイル変換・処理ソフトウェアです。複数のdocxファイルをまとめてdotxに変換できるため、部署ごとの書式や顧客別の文書をテンプレート化する作業も効率よく進められます。1件ずつ変換する手間を省き、日常業務で使うひな形をまとめて整備できます。
例えば、人事担当者には採用通知や入社手続き書類、法務担当者には契約書のひな形、営業担当者には提案書のテンプレート作成に役立ちます。変換前に個人名や取引条件などを見直し、共通部分と入力が必要な部分を整理しておくと、再利用しやすい文書になります。
Filestarでは、ファイルをコンピューター上でローカル処理できます。クラウドへ文書をアップロードする必要がないため、社外のサーバーに機密情報を渡すリスクを抑えられます。契約書や人事関連書類など、取り扱いに注意が必要な文書にも適した方法です。業務での一括変換や導入について確認したい点があれば、お気軽にお問い合わせください。
