Filestarでは、docxをbz2に変換し、文書を圧縮した状態で保管できます。docxはMicrosoft Wordなどで使われるWord Open XMLドキュメント、bz2はBzip2圧縮ファイルです。この処理は文書の形式やレイアウトを書き換えるものではなく、元のファイルを圧縮する操作です。文書を開いて編集する際は、先に展開してdocxに戻します。
複数ファイルの一括処理に対応しているため、契約書、報告書、仕様書などを1件ずつ圧縮する手間を減らせます。FilestarはWindowsとmacOSの両方で利用でき、日常の文書管理に組み込めます。なお、bz2は通常、1つのファイルを圧縮する形式です。一括処理では、それぞれのdocxを個別に圧縮する用途に適しています。
たとえば、法務部門で締結済み契約書を保管する際や、研究機関で報告書を整理する際、制作会社で納品済みの原稿を保存する際に役立ちます。ただし、docx自体がすでに圧縮された構造を持つため、bz2に変換しても容量が大きく減るとは限りません。保管先の運用ルールや必要なファイル形式に合わせて選ぶことが大切です。
処理はパソコン上で行うため、クラウド型の変換サービスへ文書をアップロードする必要がありません。契約条件や個人情報を含む資料を外部に送る機会を減らし、社内の管理下で扱える点がメリットです。ただし、圧縮は暗号化ではないため、保存先のアクセス権限などは別途管理してください。業務に合った使い方や契約プランについては、お気軽にお問い合わせください。
