総務担当者のためのFilestar

総務担当者は、さまざまな業務をこなすために、いつも気を抜けません。記録の管理から資材の購入、意思決定、戦略立案、研修、予算編成、予測、人事など、担当する業務は勤務先によってさまざまです。スピードが求められ、人との連携も多い職場では、仕事に圧倒されることも珍しくありません。これだけ多くの業務を抱えているからこそ、効率よく働くほど、ストレスの少ない一日を過ごしやすくなります。

大きな課題の一つは、いくつもの役割を兼ねているために時間が足りないことです。幸い、多くの作業は自動化できますし、ショートカットや数式を活用することもできます。大切なのは、繰り返しの多い作業を把握し、自動化できる方法がないか調べることです。

そこで役立つのがFilestarです。面倒で繰り返しの多い作業の大半を自動化し、日々の課題を解決するお手伝いをします。仕事をもっと楽にしませんか？さっそく見ていきましょう！

1. 文書ファイルの処理

手元に届く文書や自分で作成する文書が多いと、整理に夢中になるか、収拾がつかなくなるかのどちらかになりがちです。各部署から書類が届き、こちらからも情報を返すことが求められます。次々に届く契約書、報告書、請求書、スケジュールなどを指定された形式で提出できないと、一日の仕事が滞ってしまいます。

作業を終えて送信したのに、受け取った側ではレイアウトや書式が変わってしまうこともあります。パスワード保護が必要な文書もあれば、報告書からページを抽出したり、複数のページを結合したりして、新しい報告書を作成することもあります。Filestarなら、こうした作業を数分で行えます。

• DOCをPDFに変換（PDFからDOCへの変換も可能）
• PDFを結合
• PDFのページを抽出
• PDFを保護（暗号化）

2. Excelファイルの処理

予算編成、予測、購買、一部の経理業務を担当していると、多くのExcel文書を扱うことになります。計算結果や予算をもとに戦略を立てる必要もあります。FilestarはExcelファイルの変換にも便利で、XLSを必要なファイル形式に変換できます。

3. 画像の加工

幅広い業務を担当していれば、会社の写真を扱う機会もあるはずです。会社の写真は、投稿したり送信したりする前に、用途に合わせて整理・編集する必要があります。また、画像ファイルが大きすぎて、配布や同僚との共有が難しいこともあります。Filestarなら、数回のクリックで画像を加工・整理できます。便利なFilestarのskillsをいくつかご紹介します。

• 名前を変更
• テキストを追加
• フィルターと効果を適用
• 画像ファイルを変換
• 画像を圧縮

4. プレゼンテーションファイル

多くの会議で、資料作成などの協力を求められることもあるでしょう。また、新入社員や同僚の研修・指導を任されることもあります。受講者が内容を理解し、関心を持てるように、メモをもとに魅力的なプレゼンテーション資料を作成する必要があります。

Filestarなら、Word、PDF、Excelファイルを数分でPPTに変換できます。これに役立つskillsの例をご紹介します。

• KeynoteをPPTに変換
• PPTをPDFに変換