Filestar pour les responsables administratifs

En tant que responsable administratif, vous êtes toujours sur le qui-vive pour gérer toutes sortes d’activités. Tenue des dossiers, achat de matériel, prise de décision, planification stratégique, formation, gestion des budgets, prévisions, ressources humaines et bien d’autres tâches de bureau. Tout dépend de l’entreprise pour laquelle vous travaillez. Dans un bureau connecté où tout va vite, il est fréquent de se sentir débordé. Avec toutes ces responsabilités, plus vous travaillez efficacement, plus vous avez de chances de passer une journée sans stress.

L’un de vos plus grands défis est le manque de temps, car vous cumulez de nombreuses fonctions. Heureusement, beaucoup de processus peuvent être automatisés, et vous pouvez aussi utiliser des raccourcis et des formules. L’essentiel est de repérer vos tâches les plus répétitives et de voir comment les automatiser.

Bonne nouvelle : Filestar est là pour vous aider à relever ces défis en automatisant la plupart de ces tâches fastidieuses et répétitives. Prêt à vous simplifier le travail ? C’est parti !

1. Gestion des documents

Le nombre de documents qui passent par votre bureau ou que vous y créez peut faire de vous un as de l’organisation… ou vous laisser complètement débordé. Tous les services vous transmettent des documents et attendent aussi des informations en retour. Les contrats, rapports, factures, plannings et autres documents qui s’accumulent peuvent compliquer votre journée si vous ne les présentez pas au format demandé.

Il arrive que vous prépariez vos documents, mais qu’une fois envoyés, leur mise en page et leur format changent chez le destinataire. D’autres documents doivent être protégés par un mot de passe. Parfois, vous devez extraire ou fusionner des pages d’un rapport pour créer le vôtre. Filestar vous permet de faire tout cela en quelques minutes.

• Convertir DOC en PDF (et PDF en DOC)
• Fusionner des PDF
• Extraire des pages de PDF
• Protéger un PDF (chiffrer)

2. Gestion des fichiers Excel

Entre les budgets, les prévisions, les achats et certaines tâches comptables, vous gérez de nombreux documents Excel. Vous devez aussi élaborer des plans stratégiques à partir de vos calculs et de vos budgets. Filestar vous aide à convertir vos fichiers Excel : vous pouvez convertir des fichiers XLS dans le format dont vous avez besoin.

3. Transformation des images

Impossible d’être aussi polyvalent sans avoir à gérer les photos de l’entreprise à un moment ou à un autre. Vous devez les organiser et les retoucher selon vos besoins avant de les publier ou de les envoyer. Certains fichiers image sont aussi trop volumineux pour être diffusés et partagés avec vos collègues. Filestar vous aide à transformer et à organiser vos images en quelques clics. Voici quelques skills Filestar utiles :

• Renommer
• Ajouter du texte
• Appliquer des filtres et des effets
• Convertir des fichiers image
• Compresser des images

4. Fichiers de présentation

Votre participation est probablement requise dans de nombreuses réunions. Vous pouvez également être amené à former ou à accompagner de nouveaux arrivants ou des collègues. Vous devez créer des présentations soignées à partir de vos notes pour aider les participants à apprendre et à s’intéresser à votre sujet.

Filestar vous permet de convertir des fichiers Word, PDF ou Excel en PPT en quelques minutes. Voici quelques exemples de skills pour cela.

• Convertir Keynote en PPT
• Convertir PPT en PDF