Les avantages de l’intelligence artificielle (IA) pour la gestion des fichiers
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Une enquête menée par Xerox a montré que 46 % des employés de PME perdent chaque jour du temps dans des processus qui reposent largement sur le papier. Cela montre clairement à quel point les armoires de classement traditionnelles freinent la productivité. De plus, l’organisation et le service client deviennent compliqués, car le classement papier est source d’erreurs. Prenez une compagnie d’assurance ou un cabinet d’avocats, par exemple : lorsqu’un document important est égaré, les employés doivent unir leurs efforts pour tenter de trouver une aiguille dans une botte de foin.
C’est pourquoi l’IA met l’intelligence des machines au service de l’efficacité au travail. L’intelligence artificielle est désormais intégrée aux systèmes de gestion électronique des documents (GED) pour donner aux entreprises et à leurs clients un avantage concurrentiel. Il ne s’agit pas simplement de copier des documents au format numérique, mais de créer des processus plus rapides, plus intelligents et plus efficaces. Vous ne perdez plus de temps, car elle vous permet de traiter facilement les documents pour les stocker et en extraire les données.
Certaines entreprises ont adopté le numérique et abandonné les documents papier. Pourtant, sans IA, elles rencontrent encore des difficultés de gestion documentaire. Stocker des données au hasard sur différents disques durs entraîne un manque d’organisation, des doublons et des risques de sécurité.
L’IA a apporté des solutions révolutionnaires qui renforcent la fiabilité des pratiques professionnelles. Voyons ensemble les avantages de l’IA pour votre organisation.
Automatiser la catégorisation et le traitement des documents
Grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR), l’IA peut étiqueter et catégoriser les données sans intervention humaine. Plus elle lit ou numérise de données, mieux elle comprend la manière dont les humains interagissent avec elles, ce qui lui permet de traiter les informations plus intelligemment.
Par exemple, les responsables du recrutement utilisent l’IA pour lire les CV et repérer les documents contenant des expressions clés qui indiquent un haut niveau de qualification pour un poste.
Sécurité des documents et des données
En matière de confidentialité des données et de respect de la vie privée, il y a une ligne rouge à ne pas franchir. L’IA reconnaît les informations permettant d’identifier une personne (PII) et les données sensibles, puis les signale pour qu’elles fassent l’objet d’un traitement particulier. C’est l’un des outils les plus puissants contre les cybermenaces. Avec l’IA, les accès non autorisés aux données sont refusés et des alertes de violation de sécurité sont envoyées aux équipes concernées.
Accélérer l’extraction des données
L’extraction des données et la préparation des documents sont devenues très simples grâce aux systèmes de GED intégrant l’IA. Par exemple, Document Understanding AI de Google aide les entreprises à extraire les informations clés de documents, de formulaires ou de contrats. Grâce à ce service, les entreprises peuvent ajouter leur propre schéma d’extraction des données. Vous pouvez ainsi obtenir des informations comme les numéros de facture, les noms des nouvelles recrues, etc.
Améliorer les données non structurées
80 % des données recueillies par les entreprises sont dans un format non structuré. Les organisations reçoivent des données par e-mail, courrier, Slack, SMS, etc. En général, nous ne communiquons pas dans un format structuré, mais chaque organisation a besoin d’ordre et de structure dans ses données. Les employés doivent donc passer en revue toutes ces informations, en extraire les données et les placer dans les dossiers ou sur les disques appropriés.
Mais l’IA se charge de tout ce travail fastidieux. Le blog d’Adobe en donne un excellent exemple.
« Dans un exemple encore plus frappant, certaines entreprises utilisent l’IA et l’apprentissage automatique pour parcourir les e-mails, les SMS et d’autres communications avec les clients afin de comprendre les mots, leur sens et les sentiments exprimés, puis relier ces données à l’historique de facturation et de service pour prévoir qui achètera quels produits et services. Plus remarquable encore, ces modèles obtiennent régulièrement de meilleurs résultats que ceux qui utilisent uniquement des données structurées. »
Création et transformation des données
De nombreuses applications ont vu le jour pour faciliter les processus de création de documents et de contenus. Grammarly peut effectuer une première correction du contenu sans intervention humaine, tandis que les outils d’analyse de données utilisent des algorithmes intelligents pour analyser les données.
Les outils de transformation des données intégrant l’IA facilitent la conversion des données d’un format à un autre tout en limitant leur perte. Avec l’IA, vous pouvez convertir des fichiers par lots avec bien plus de précision, de rapidité et de sécurité.
En conclusion
L’IA permet d’obtenir plus rapidement de meilleurs résultats qu’un travail manuel intensif. Aujourd’hui, l’efficacité opérationnelle n’est plus réservée à une poignée d’entreprises privilégiées : elle est à la portée des organisations ordinaires. Les concepteurs de solutions travaillent pour que les entreprises, quel que soit leur budget, ainsi que les experts informatiques puissent tirer parti de ces systèmes de gestion documentaire intégrant l’IA.
Quelle que soit la solution intégrant l’IA que vous choisissez, les entreprises bénéficient d’une productivité élevée, d’opérations plus agiles, de coûts réduits et de décisions fondées sur les données. Pour tirer le meilleur parti de vos données, envisagez d’utiliser un système intelligent de gestion documentaire.