5 problèmes en entreprise que vous pouvez résoudre avec les bons outils de conversion de documents

L'utilisation de la technologie au travail a considérablement simplifié la gestion des documents. Pour gagner en efficacité dans les tâches quotidiennes au bureau, investir dans un logiciel de conversion de fichiers est essentiel. C'est un moyen simple d'améliorer votre efficacité, de travailler plus intelligemment et d'aller plus vite. Malgré les nombreux avantages des documents numériques, la multiplication des types de fichiers et des logiciels de conversion à intégrer entraîne aussi de nombreuses difficultés.

Mais avec un outil comme Filestar, votre équipe et votre entreprise peuvent effectuer en un clin d'œil des tâches autrefois chronophages, comme la conversion de fichiers et la transformation de documents.

5 problèmes courants en entreprise et les solutions apportées par les bons outils de gestion documentaire

1. La conversion de fichiers avec différents outils disponibles en ligne

Pour les fichiers PDF, TIFF ou .DOC, les applications de conversion gratuites disponibles en ligne ne manquent pas. L'utilisation de ces sites et outils gratuits par vos employés peut présenter un risque pour votre organisation, car leur sécurité n'est pas toujours suffisante. La sécurité des documents d'entreprise est essentielle, et l'envoi de fichiers vers un serveur non fiable expose l'entreprise à la fraude, aux virus et à d'autres formes de cybercriminalité. Certains convertisseurs en ligne limitent la quantité de données que vous pouvez convertir, ajoutent des filigranes aux fichiers obtenus ou produisent des documents que votre ordinateur ne peut pas ouvrir.

Solution

Simplifiez toutes vos conversions de fichiers en utilisant des applications sécurisées qui répondent à l'ensemble de vos besoins de conversion de documents. Avec Filestar, vous pouvez facilement convertir vos documents dans tous les types de fichiers dont votre entreprise a besoin. Il vous suffit d'ajouter votre document dans l'application de bureau, de saisir convert to ‘doc/pdf/tiff’ (ou tout autre format que vous utilisez ou dont vous avez besoin), puis de cliquer sur « run ». Téléchargez l'application ici pour l'essayer.

2. Des employés sans skills techniques

Certains employés peuvent être très réticents au changement. Leur proposer des procédures et des outils complexes pour convertir des fichiers risque alors de créer plus de problèmes que de solutions. Les bons outils de conversion de documents doivent être faciles à comprendre et à utiliser pour toutes les personnes concernées, et leur prise en main doit être simple.

Solution

Les conversions de fichiers les plus courantes en entreprise doivent reposer sur des procédures simples. L'utilisateur doit simplement ouvrir le logiciel, ajouter les documents, saisir la conversion souhaitée dans le champ de recherche et cliquer sur « run ». Filestar rend toutes les conversions aussi simples que possible.

3. Le volume élevé de documents à convertir

Les banques, les compagnies d'assurance et les autres établissements financiers ont chaque jour des milliers de documents à convertir dans un type de fichier précis. Cette charge de travail importante doit être traitée le plus rapidement possible pour que les documents soient disponibles à temps et que les délais des différents processus soient respectés. Un tel volume de documents exige aussi un archivage adapté. Il est donc essentiel de disposer d'outils de gestion documentaire qui le permettent.

Solution

Vous pouvez ajouter des milliers de fichiers dans Filestar et bénéficier d'une conversion de fichiers par lots fiable, 24 h/24 et 7 j/7.

4. Une mise en forme cohérente pour tous les documents de l'entreprise

L'apparence de vos documents reflète toujours le professionnalisme de votre entreprise. Lorsque vous utilisez différents logiciels de conversion de fichiers, la cohérence de la mise en forme peut se perdre au cours du processus, au détriment de votre image professionnelle. Certains programmes comme Word ne conservent pas la même mise en forme lorsque les documents passent d'un ordinateur à un autre.

Solution

Les formats de fichiers graphiques comme TIFF et PDF garantissent une mise en forme cohérente et uniforme, quel que soit l'ordinateur utilisé pour consulter le document. Avec ces formats, vous n'avez pas à vous demander si les marges ou les graphiques s'afficheront de la même façon chez vos clients. Les fichiers .doc/.docx doivent être convertis dans ces formats pour garantir une mise en forme cohérente. Filestar vous permet de le faire facilement.

5. Le temps consacré à la conversion de documents

Dans les grandes entreprises qui effectuent de nombreuses conversions de fichiers, cette tâche peut mobiliser beaucoup de temps et de ressources. Mettre en place un outil de conversion de fichiers fiable est difficile et chronophage. Les employés doivent se concentrer sur les activités qui contribuent aux résultats et aux objectifs de l'entreprise, plutôt que de consacrer du temps aux conversions et d'augmenter les frais généraux liés à ce processus.

Solution

Il est essentiel de disposer d'un logiciel de conversion de fichiers déjà automatisé, qui fonctionne efficacement même pour les conversions par lots. Choisissez les bons outils de gestion documentaire pour simplifier vos conversions et économiser du temps et de l'argent. Inutile d'ajouter des complications aux missions que chacun doit déjà accomplir. Vous avez besoin d'un logiciel facile à utiliser, qui réduise à la fois le temps de formation et le nombre d'étapes nécessaires pour exécuter les commandes.

Les bons outils de conversion de documents peuvent résoudre la plupart des problèmes liés à la conversion de fichiers en entreprise. Pour préserver le professionnalisme de votre entreprise, utilisez des outils adaptés et sécurisés qui éliminent les pertes d'efficacité. À l'ère du numérique, l'adoption de la technologie au travail est l'un des moyens les plus sûrs de contribuer à la réussite d'une organisation. Les possibilités offertes par les documents numériques sont immenses, et disposer des bons outils de travail doit être une priorité.

Filestar est un logiciel facile à utiliser qui vous permet de gagner du temps, de préserver la cohérence de la mise en forme et de convertir des fichiers par lots. Essayez notre logiciel ici.