人工智能（AI）对文件管理的好处
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Xerox 的一项调查显示，46% 的中小企业员工每天都会在大量依赖纸张的工作流程上浪费时间。这清楚地表明，传统文件柜会拖累工作效率。此外，纸质归档容易出错，让文件整理和客户服务变得繁琐。以保险公司或律师事务所为例，一旦重要文件放错位置，员工就得一起寻找，如同大海捞针。
因此，AI 利用机器智能提供提高工作效率的解决方案。如今，人工智能已融入文档管理系统（DMS），为企业和客户带来竞争优势。这不只是把文档复制成数字格式，而是建立更快、更智能、更完善的工作流程。它让您能够轻松处理文档，以便存储和提取数据，避免浪费时间。
一些企业已开始转向数字化，摆脱纸质办公。然而，没有 AI，它们仍然面临文档管理不善的问题。随意将数据存放在不同硬盘上，会造成数据混乱、冗余和安全隐患。
AI 带来了革新性的解决方案，让业务流程更加可靠。让我们深入了解在组织中使用 AI 的好处。
自动分类和处理文档
借助光学字符识别（OCR）技术，AI 无需人工干预即可为数据条目添加标签并进行分类。AI 读取或扫描的数据越多，就越了解人们如何与数据交互，从而能更智能地处理信息。
例如，招聘经理正在使用 AI 阅读简历，并找出包含特定关键词组的文档，这些关键词组表明候选人具备符合岗位要求的优秀资质。
文档和数据安全
数据保密和隐私是一条不能触碰的红线。AI 能识别个人身份信息（PII）和敏感数据，并将其标记出来，以便进行特殊处理。它是应对网络安全威胁的强大工具之一。借助 AI，未经授权的数据访问会被拒绝，安全漏洞警报也会发送给相关团队。
加快数据提取
由 AI 驱动的 DMS 让数据提取和文档准备变得轻松简单。例如，Google 的 Document Understanding AI 可帮助企业从文档、表单或合同中提取关键信息。通过其知识服务，企业可以添加自己的数据提取架构。您可以获取发票号码、新员工姓名等信息。
改善非结构化数据
企业收集的所有数据中有 80% 是非结构化的。数据通过电子邮件、信件、Slack、短信等渠道进入组织。通常，我们不会以结构化的形式交流，但每个组织都需要有序、结构化的数据。因此，员工必须逐一梳理这些信息，提取数据，再将其放入指定的文件夹或硬盘中。
而 AI 可以承担这些繁重的工作。Adobe 博客 给出了一个很好的例子。
“一个更突出的例子是，一些公司正在使用 AI 和机器学习 仔细分析电子邮件、短信和其他客户沟通内容，理解其中的词语、语义和情绪，并将这些数据与账单及服务历史记录关联起来，预测哪些人会购买哪些产品和服务。最值得注意的是，这些模型的表现往往优于仅使用结构化数据的模型。”
数据生成与转换
如今，许多应用程序都能支持文档和内容的创建流程。Grammarly 无需人工干预即可对内容进行初步编辑，而数据分析工具则使用智能算法分析数据。
AI 驱动的数据转换工具让不同格式之间的数据转换更加容易，同时尽可能减少数据丢失。借助 AI，您可以更准确、更快速、更安全地批量转换文件。
总结
与繁重的人工操作相比，AI 能更快地带来更好的结果。如今，高效的业务运作不再是少数顶尖企业的专利，普通组织也能实现。解决方案开发者正在努力确保不同预算的企业及其 IT 专家都能利用这些 AI 文档管理系统。
无论选择哪种 AI 驱动的解决方案，企业都能获得更高的生产力、更灵活的运营、更低的成本，并根据数据做出决策。要充分发挥数据的价值，不妨考虑使用智能文档管理系统。