När du behöver dela ett kalkylblad som ett dokument med fast sidlayout kan du konvertera xlsx till xps. En xlsx-fil är ett Excel Open XML-kalkylblad som används för exempelvis beräkningar, budgetar och rapporter. En xps-fil är en XML Paper Specification-fil som beskriver dokumentets utseende för visning och utskrift, snarare än för fortsatt arbete med kalkylbladets celler och formler.
Med Filestar på Windows och macOS kan du hantera konverteringen direkt på din dator. Du kan också bearbeta flera filer samtidigt, vilket minskar det repetitiva arbetet när en hel mapp med kalkylblad ska omvandlas till dokument. Det är praktiskt vid återkommande rapportering eller när flera underlag ska förberedas för samma arbetsflöde.
För ekonomer och controllers kan formatbytet vara användbart när budgetunderlag eller månadsrapporter ska lämnas vidare i en fast layout. Projektledare kan använda xps för sammanställningar av tidsplaner och resursfördelning, medan administratörer kan förbereda kalkylbladsbaserade dokument för utskrift. Kontrollera att mottagaren har ett program som kan öppna xps innan du väljer formatet.
Inför konverteringen är det klokt att kontrollera kalkylbladets utskriftsområde, sidbrytningar och orientering. Breda tabeller kan behöva anpassas för att bli lättlästa på dokumentets sidor. Behåll originalfilen i xlsx om du behöver uppdatera beräkningar eller redigera innehållet senare.
Lokal bearbetning innebär att filerna inte behöver laddas upp till en extern molntjänst för konvertering. Det minskar exponeringen av exempelvis kunduppgifter, löneunderlag och interna prognoser och ger dig bättre kontroll över var materialet hanteras. Datorns åtkomstskydd och organisationens rutiner är fortfarande viktiga.
Vill du veta hur Filestar passar din dokumenthantering eller få hjälp att välja abonnemang för ditt arbetsflöde? Kontakta oss och berätta vilka filer du behöver bearbeta.
