När du vill använda texten från ett inskannat dokument räcker det inte att byta filändelse. tiff, Tagged Image File Format, är ett rasterbildformat där texten lagras som bildpunkter. För att konvertera tiff till txt behöver texten därför läsas av med optisk teckenigenkänning, OCR. Resultatet blir en textfil som du kan söka i, redigera och använda i andra program.
Med Filestar för Windows och macOS kan du bearbeta flera filer samtidigt i stället för att hantera varje dokument separat. Det förenklar arbetet när du har en hel mapp med inskannade brev, rapporter eller arkivhandlingar som ska omvandlas till användbar text. Samlad bearbetning minskar repetitiva moment och gör större dokumentmängder mer hanterbara.
Konverteringen är användbar för exempelvis administratörer som behöver återanvända uppgifter från pappersblanketter, jurister som vill söka i äldre handlingar och forskare som analyserar digitaliserat källmaterial. En txt-fil innehåller ren text utan sidlayout och avancerad formatering, vilket passar när innehållet ska föras vidare till ett analysverktyg eller dokumenthanteringssystem. Bilder, tabeller och dokumentets ursprungliga utseende följer däremot inte med på samma sätt.
Lokal bearbetning på din dator innebär att dokumenten inte behöver skickas till en extern molntjänst för konvertering. Det minskar exponeringen för tredje part och ger dig bättre kontroll över känsliga uppgifter, exempelvis personuppgifter och interna affärsdokument. Datorns åtkomstskydd och dina rutiner för lagring är fortfarande viktiga.
Tydliga skanningar ger bättre förutsättningar för korrekt textigenkänning. Kontrollera därför resultatet, särskilt namn, datum och siffror, innan du använder texten vidare. Kontakta oss om du vill veta hur Filestar kan passa ditt dokumentflöde.
