När du vill återanvända ett dokument som mall kan du konvertera odt till ott. Ett odt är ett OpenDocument-textdokument, medan ett ott är ett OpenDocument-malldokument för text. Skillnaden ligger i användningen: dokumentet innehåller ditt arbete, medan mallen fungerar som utgångspunkt för nya dokument med en gemensam struktur.
Med Filestar kan du omvandla befintliga textdokument till mallar på både Windows och macOS. Du slipper bygga upp varje dokument från grunden och kan utgå från exempelvis standardtexter, rubriker och återkommande avsnitt. När mallen öppnas i ett kompatibelt ordbehandlingsprogram skapas normalt ett nytt dokument, så att själva mallen kan återanvändas.
Att konvertera odt till ott är praktiskt för administratörer som tar fram brev och protokoll, HR-personal som arbetar med introduktionsmaterial och konsulter som behöver enhetliga rapportmallar. Även lärare kan använda mallar för uppgifter och kursmaterial. En genomtänkt mall minskar det manuella arbetet och gör det lättare att hålla dokumenten konsekventa.
Har du många dokument att förbereda kan du bearbeta flera filer samtidigt i Filestar. Batchkonvertering är särskilt användbar när en hel samling odt-filer ska bli ott-mallar, exempelvis inför ett nytt projekt eller en uppdatering av organisationens dokumentstruktur.
Konverteringen sker lokalt på din dator, inte i en webbaserad konverterare. Du behöver därför inte ladda upp dokumenten till en extern molntjänst för bearbetning. Det minskar exponeringen för tredje part och ger dig bättre kontroll över material som innehåller personaluppgifter, kundinformation eller interna rutiner. Datorns säkerhet och åtkomstinställningar är fortfarande viktiga.
Kontrollera gärna mallarnas innehåll och utseende i det program där de ska användas, och ta bort uppgifter som inte ska följa med till nya dokument. Kontakta oss om du vill ha hjälp att hitta ett lämpligt arbetsflöde i Filestar.
