Tips för integritet och säkerhet vid videokonferenser

Coronaviruset har lett till de största försöken med videokonferenser och distansarbete någonsin. Ingen hade kunnat förutse att videokonferenser skulle få ett så stort genomslag på så kort tid. COVID19 har förändrat hur människor arbetar, samarbetar och studerar i grunden. Nästan hela arbetslivet och utbildningsvärlden har flyttat online. Vissa videokonferenslösningar, som Zoom, har gynnats av pandemin och sett antalet dagliga användare stiga till över 200 miljoner.

Men övergången till nätet innebär också ett ansvar för cybersäkerheten. De flesta videokonferenslösningar var inte redo för den granskning de utsattes för. Bristerna kom snabbt i dagen när flera rapporter om kapade möten dök upp. Nu har fenomenet fått ett namn, ”Zoom-bombning”, och säkerhetsexperter och FBI har varnat användare av videokonferenser.

Kapade möten är obehagliga och störande, men det finns allvarligare hot där inkräktare håller sig i bakgrunden och skapar en mardröm för både privatpersoners och företags datasäkerhet. Enligt The Washington Post finns tusentals inspelningar av privata möten öppet tillgängliga på nätet.

Som de flesta företagsledare nu har insett lämnar alltför snabba strategibyten ofta luckor i säkerheten. Så hur ser vi till att integriteten skyddas och datasäkerheten stärks? Här är några tips.

Aktivera lösenordsskydd

Vi menar inte lösenord som ”123456”. Ditt namn och födelsedatum är också väldigt lätta att gissa. Använd en blandning av slumpmässiga siffror, bokstäver och symboler.

De flesta videokonferensverktyg genererar mötes-ID:n och lösenord automatiskt. Om verktyget du använder låter dig skapa ett lösenord, gör det. För att begränsa åtkomsten ska du bara dela lösenordet med de personer du vill ha med på mötet, om det inte är ett offentligt möte.

Lås ditt mötesrum

Lås mötesrummet när alla inbjudna deltagare har kommit in. Om en deltagare råkar tappa anslutningen låser du upp mötet, släpper in personen och låser det igen. Om en inkräktare stör mötet kan du kasta ut personen. Då kan personen inte ansluta till mötet igen.

Använd ett väntrum

Med väntrumsfunktionen kommer deltagarna till ett virtuellt rum där de väntar tills värden släpper in dem i mötesrummet. Det ger dig möjlighet att avvisa inkräktare innan de kommer in i mötesrummet.

Tillåt inte skärmdelning som standard

Värden bör alltid ha kontroll över skärmdelningsfunktionen. Ett av Zooms största misstag var att låta alla deltagare dela sin skärm. Och vi har alla sett vilka störningar det har lett till under möten.

Använd den senaste programversionen

Program behöver uppdateras regelbundet eftersom säkerhetsbrister i äldre versioner lätt kan utnyttjas. Många videokonferensappar har fokuserat på att täppa till säkerhetsluckor, så kontrollera noga att deltagarna använder den uppdaterade versionen.

Utbilda medarbetarna i datasäkerhet

I dag är människor mer beroende av teknik än någonsin. Alla från barn och lärare till familjemedlemmar och medarbetare använder videokonferenser i sin vardag. Det tråkiga är att det saknas IT-infrastruktur som stödjer dem.

Men vi måste komma ihåg att cyberbrottslingar och hackare arbetar som marknadsförare. De fördjupar sig i det som är populärt och studerar hur de kan dra nytta av det. Därför bör företag och utbildningsinstitutioner ta ansvar för att utbilda alla berörda i integritet och datasäkerhet.

Sluta dela länkar på sociala medier

Har du någon gång undrat var troll och hackare hittar länkarna till dina möten? Sociala medier är en riktig guldgruva. Även om du vill att alla ska kunna delta bör du använda andra kanaler för att dela länken. Om du ändå måste publicera den på sociala medier ska du inte aktivera alternativet Use Personal User ID. Det är ett sätt att hindra troll från att planera räder mot dina videokonferenser.

Använd en virtuell bakgrund

Alla dessa onlinemöten kom igång så snabbt att de flesta inte hade något hemmakontor eller studierum redo. De gjorde helt enkelt om ett hörn av vardagsrummet till arbetsplats och satte igång. Problemet är att vissa personer letar efter detaljer i din bakgrund som kan avslöja var du befinner dig eller ge andra personliga upplysningar. Ett säkert sätt att undvika det är att använda en tom vägg eller en virtuell bakgrund. Båda alternativen ser till att inget konfidentiellt eller privat syns i bakgrunden.

När företag och institutioner tillbringar mindre tid på kontoret och mer tid på distans har vi inte råd att ignorera säkerheten vid videokonferenser. Både företag och privatpersoner måste se till att inte ta några genvägar när det gäller integritet och säkerhet. Det är det enda sättet att klara sig i den här digitala eran.