Fördelar med artificiell intelligens (AI) för filhantering
Senast uppdaterad
En undersökning utförd av Xerox visade att 46 % av anställda i små och medelstora företag dagligen slösar tid på arbetsflöden som kräver mycket pappershantering. Det visar tydligt hur traditionella arkivskåp hämmar produktiviteten. Dessutom blir organisering och kundservice krångliga eftersom pappersarkivering lätt leder till fel. Ta till exempel ett försäkringsbolag eller en advokatbyrå: om ett viktigt dokument hamnar fel måste medarbetarna hjälpas åt att leta efter en nål i en höstack.
Därför använder AI maskinintelligens för att göra arbetet effektivare. Artificiell intelligens har nu integrerats i dokumenthanteringssystem (DMS) för att ge företag och kunder en konkurrensfördel. Det handlar inte om att bara kopiera dokument till ett digitalt format, utan om att skapa snabbare, smartare och bättre arbetsflöden. Ingen tid går till spillo eftersom du enkelt kan bearbeta dokument för lagring och datautvinning.
Vissa företag har gått över till digitala arbetssätt och lämnat pappershanteringen bakom sig. Utan AI har de dock fortfarande problem med dokumenthanteringen. Att lagra data på olika hårddiskar utan någon tydlig ordning leder till oorganiserade data, dubbellagring och säkerhetsrisker.
AI har lett till banbrytande lösningar som gör företagens arbetssätt mer tillförlitliga. Låt oss titta närmare på fördelarna med att använda AI i din organisation.
Automatisera kategorisering och bearbetning av dokument
Med hjälp av teknik för optisk teckenigenkänning (OCR) kan AI märka och kategorisera dataposter utan mänsklig inblandning. Ju mer data AI läser eller skannar, desto bättre förstår den hur människor använder dessa data och kan därmed bearbeta informationen smartare.
Rekryteringsansvariga använder till exempel AI för att läsa CV:n och identifiera dokument med nyckelfraser som visar att kandidaten är väl kvalificerad för en tjänst.
Dokument- och datasäkerhet
När det gäller datasekretess och integritet finns det en gräns du inte vill överskrida. AI känner igen personligt identifierbar information (PII) och känsliga data och flaggar dem för särskild hantering. Det är ett av de mest kraftfulla verktygen mot cyberhot. Med AI nekas obehörig åtkomst till data och varningar om säkerhetsintrång skickas till berörda team.
Snabbare datautvinning
Datautvinning och dokumentförberedelse har blivit mycket enklare med AI-drivna dokumenthanteringssystem. Googles Document Understanding AI hjälper till exempel företag att extrahera viktig information ur dokument, formulär eller avtal. Genom deras kunskapstjänst kan företag lägga till egna scheman för datautvinning. Du kan få fram information som fakturanummer, namn på nyanställda och liknande.
Förbättra ostrukturerade data
80 % av alla data som samlas in av företag är i ett ostrukturerat format. Data kommer till organisationer via e-post, brev, Slack, sms och andra kanaler. I allmänhet kommunicerar vi inte i ett strukturerat format, men alla organisationer behöver ordning och struktur i sina data. Därför går medarbetare igenom all denna information, extraherar data och lägger dem i rätt mappar eller på rätt enheter.
Men AI gör det tunga arbetet. Adobes blogg ger ett utmärkt exempel.
”I ett mer slående exempel använder vissa företag AI och maskininlärning för att gå igenom e-post, sms och annan kundkommunikation för att förstå ord, betydelser och känslor. De kopplar sedan dessa data till fakturerings- och servicehistorik för att förutsäga vem som kommer att köpa vilka produkter och tjänster. Mest anmärkningsvärt är att dessa modeller regelbundet presterar bättre än modeller som enbart använder strukturerade data.”
Utveckling och omvandling av data
Många applikationer har utvecklats för att stödja arbetsflöden för att skapa dokument och innehåll. Grammarly kan göra en första redigering av innehåll utan mänsklig inblandning, medan dataanalysverktyg använder smarta algoritmer för att analysera data.
AI-drivna verktyg för dataomvandling har gjort det enklare att konvertera data från ett format till ett annat med minimal dataförlust. Med AI kan du konvertera filer i omgångar med mycket högre precision, snabbare och säkrare.
Sammanfattning
AI har gjort det möjligt att nå bättre resultat snabbare än med omfattande manuellt arbete. Effektiv verksamhet är i dag inte förbehållen ett fåtal elitföretag, utan finns inom räckhåll för vanliga organisationer. Lösningsutvecklare arbetar för att se till att företag, oavsett budget, och IT-experter kan dra nytta av dessa AI-baserade dokumenthanteringssystem.
Oavsett vilken AI-driven lösning du väljer kan företag räkna med hög produktivitet, flexibel verksamhet, lägre kostnader och datadrivna beslut. Överväg att använda ett smart dokumenthanteringssystem för att få ut så mycket som möjligt av dina data.