Bästa filformaten för att lagra digitala data

Digitala data har revolutionerat hur information representeras och lagras. De flesta i generation Z känner nog inte till analoga data om de inte aktivt letar efter dem. Sedan 80-talet har den digitala världen fortsatt att utvecklas tekniskt, och nu är modeorden molnteknik, artificiell intelligens, big data och sakernas internet. Men låt oss gå tillbaka till grunderna.

Vad är digitala data?

Digitala data lagrar komplex information i form av text, ljud och video i ett binärt system, det vill säga ettor och nollor eller på och av. Binära tecken skapar ett maskinspråk som tolkas av olika tekniker. Den största fördelen med digitala data är att alla komplicerade analoga indata kan representeras binärt. Tack vare digitala gränssnitt kan myndigheter, stora företag och andra verksamheter utforska nya sätt att samla in data och använda exakta simuleringar.

Digitala data fångar händelser från verkligheten och omvandlar dem inte bara till digital form, utan simulerar dem också för teknisk användning. Till exempel kan en fysisk miljö enkelt fångas i en digital bild. Den visuella informationen registreras i en bitmapp eller rasterbild. På samma sätt kan ljudströmmar omvandlas till digitalt ljud.

Typen av digitalt innehåll avgör vilket filformat som ska användas för lagring. Olika typer av innehåll har egna filformat som passar deras funktioner och behov. De huvudsakliga innehållstyperna är text, bilder, ljud och video, samtidigt som nya filstrukturer för 3D-modeller, program och arkivering tillkommer.

Vad du bör tänka på när du väljer filformat

Föråldring

Filformat utvecklas ständigt, och nya format och versioner fasar ut de gamla. Utvecklare och användare identifierar nya funktioner som behöver införlivas i filformaten. Ett äldre format blir därför oanvändbart om det inte längre är kompatibelt med aktuell programvara. Både kommersiella filformat och filformat med öppen källkod riskerar att bli föråldrade. Leverantörer kan också driva på föråldringen för att få kunder att uppgradera sina produkter. Å andra sidan kan grupper som arbetar med öppen källkod sluta stödja ett filformat som inte längre används av gruppen.

Många olika format och versioner

Detta kan vara en större utmaning än föråldring i en organisation. Filformaten bör standardiseras så att alla inblandade använder samma filversion. Du vill inte ha olika versioner av bildformat, PDF-filer eller Word-filer som kräver att flera olika program installeras för att visa och redigera dem.

Se till att det finns en strategi för digitalt bevarande som hanterar föråldring och spridningen av olika format och versioner. Då kan du hålla koll på alla standardfilformat, migrering mellan filformat och format som kan vara värda att överväga för din verksamhet.

Dokumentationsstandarder

Många företag har specifikationer för publicering och delning av alla sina dokument. Dessa kan bygga på internationella standarder, leverantörskrav eller riktlinjer från en användargrupp. Använd väldokumenterade filformat med brett stöd, som PDF eller DOCX. Filformat som används av många ger användarna fler möjligheter att få hjälp.

Öppna och proprietära filformat

Öppna filformat är fullständigt dokumenterade och tillgängliga för allmän användning utan upphovsrättsliga begränsningar. Vem som helst får skriva ett program som läser ett öppet filformat. Proprietära filformat är däremot antingen odokumenterade eller dokumenterade med upphovsrättsliga begränsningar och skyddas av licenser, patent eller andra immateriella rättigheter.

De stora aktörerna som utvecklar proprietära format, till exempel Microsoft Office, har gjort det svårt för öppna format att komma ikapp. De proprietära formaten är därför mycket väletablerade och offentligt standardiserade, vilket har gett dem ett brett stöd.

Förlustfria format och format med kvalitetsförlust

Filformat med kvalitetsförlust tappar datakvalitet vid komprimering, medan förlustfria format bevarar hög datakvalitet. Det gör att filer med kvalitetsförlust blir mindre än sina förlustfria motsvarigheter. Tumregeln är att alltid använda förlustfria format för lagring och för att skapa arkivoriginal, och format med kvalitetsförlust för distribution och tillgängliggörande. Regeln fungerar bra för stillbilder och digitaliseringsprojekt.

Rekommenderade filformat för att lagra digitala data

Dokument

Microsoft Word-dokument (.doc/.docx) är de etablerade filformaten för data som behöver redigeras.

För texter som inte behöver ändras är PDF-filer eller rena textfiler (.txt) de mest etablerade och öppna formaten att använda.

Bildspel

Microsoft PowerPoint-filer (.ppt/.pptx) är den etablerade standarden. Du kan också spara dem som PDF-presentationer om innehållet redan är färdigt och inte ska ändras.

Kalkylblad

Microsoft Excel-kalkylblad (.xls/.xlsx) är bäst för lagring.

Ljudfiler

FLAC är ett etablerat, förlustfritt format för att skapa nytt material som kan behöva ändras senare.

MP3-filer är det mest etablerade formatet med kvalitetsförlust för distribution och färdigt material som inte ska ändras.

Videofiler

MP4 är det bästa standardvalet för lagring av videofiler.

Bilder

SVG är bäst för vektorbilder. För allt annat kan du välja PNG.

Komprimeringsformat

ZIP är det mest etablerade filformatet för arkivering och komprimering. 7Z kommer på en knapp andraplats.