5 företagsproblem du kan lösa med rätt verktyg för dokumentkonvertering

Teknik på arbetsplatsen har verkligen förenklat dokumenthanteringen. För att effektivisera det dagliga kontorsarbetet är det viktigt att investera i ett program för filkonvertering. Det är ett enkelt sätt att öka effektiviteten, arbeta smartare och bli snabbare. Digital dokumenthantering har många fördelar, men det växande antalet filtyper och behovet av att integrera program för filkonvertering medför också många utmaningar.

Men med ett verktyg som Filestar kan ditt team och ditt företag enkelt hantera uppgifter som tidigare tog mycket tid, som filkonvertering och omvandling av dokument.

5 vanliga företagsproblem och hur rätt dokumentverktyg löser dem

1. Filkonvertering med olika verktyg på nätet

För PDF, TIFF och .DOC finns det gott om program för filkonvertering som är gratis och lättillgängliga på nätet. Att låta anställda använda dessa kostnadsfria webbplatser och verktyg kan innebära en risk för din organisation, eftersom säkerheten kan vara bristfällig. Företagsdokumentens säkerhet är mycket viktig, och att ladda upp filer till en opålitlig server utsätter företaget för bedrägerier, virusattacker och annan cyberbrottslighet. Vissa konverteringsverktyg på nätet begränsar mängden information du kan konvertera. Resultatet kan förses med vattenstämplar, eller så kanske din dator inte stöder det dokument som skapas.

Lösning

Förenkla all filkonvertering genom att använda säkra program som uppfyller alla behov av dokumentkonvertering på ett och samma ställe. Med Filestar kan du enkelt konvertera dokument till alla filtyper som företaget behöver. Lägg bara till dokumentet i skrivbordsprogrammet, skriv convert to ‘doc/pdf/tiff’ (eller någon annan filtyp du använder eller behöver) och klicka på ”run”. Ladda ner det här för att prova.

2. Anställda som saknar tekniska skills

Vissa anställda kan vara mycket motvilliga till förändring, och att införa komplicerade rutiner och verktyg för filkonvertering kan skapa fler problem än det löser för dem. Rätt verktyg för dokumentkonvertering måste vara enkla att förstå, lära sig och använda för alla som deltar i processen.

Lösning

De vanligaste filkonverteringarna i företagsvärlden behöver kunna utföras med enkla steg. Användaren ska bara behöva öppna programmet, lägga till dokument, skriva önskad konvertering i sökrutan och trycka på ”run”. Filestar gör alla konverteringar så enkla som möjligt.

3. Stora mängder dokumentkonverteringar

Banker, försäkringsbolag och andra finansiella institutioner har tusentals dokument som behöver konverteras till en viss filtyp varje dag. Denna stora arbetsmängd måste hanteras så snabbt som möjligt, så att dokumenten finns tillgängliga i tid och de olika processernas tidsramar kan hållas. Den stora mängden dokument kräver också ordentlig arkivering, vilket gör rätt dokumentverktyg med stöd för lämplig arkivering särskilt viktiga.

Lösning

Du kan lägga till tusentals filer i Filestar och lita på stabil batchkonvertering dygnet runt.

4. Enhetlig formatering i hela organisationens dokument

Dina dokuments utseende återspeglar alltid företagets professionalism. När du använder olika program för filkonvertering kan dokumentens enhetliga formatering gå förlorad i processen, vilket kan ge ett mindre professionellt intryck. Vissa program, som Word, behåller inte samma formatering när dokument flyttas från en dator till en annan.

Lösning

Grafikbaserade filformat som TIFF och PDF ger konsekvent och enhetlig formatering oavsett vilken dator mottagaren använder. Med dessa format slipper du oroa dig för om marginaler eller diagram ser likadana ut hos kunden. Filer i .doc/.docx bör konverteras till dessa format för att säkerställa enhetlig formatering. Det gör du enkelt med Filestar.

5. Tid som läggs på dokumentkonvertering

För stora företag som utför omfattande filkonverteringar kan konverteringen ta mycket tid och resurser i anspråk. Att skapa ett enhetligt verktyg för filkonvertering är både utmanande och tidskrävande. Anställda behöver fokusera på det som påverkar företagets resultat och mål, i stället för att lägga tid på konverteringsprocessen och öka omkostnaderna.

Lösning

Det är mycket viktigt att ha ett program för automatiserad filkonvertering som fungerar effektivt även vid batchkonvertering. Välj rätt dokumentverktyg för att förenkla filkonverteringen och spara tid och pengar. Du behöver inte mer krångel utöver de arbetsuppgifter som var och en redan har. Du behöver ett användarvänligt program som sparar tid både vid utbildning och när användarna ska utföra kommandon.

Rätt verktyg för dokumentkonvertering kan lösa de flesta av företagets problem med filkonvertering. För att upprätthålla ett professionellt arbetssätt behöver företag använda lämpliga och säkra verktyg som tar bort ineffektiva moment. Att införa teknik på arbetsplatsen är ett av de säkra sätten att hjälpa en organisation att lyckas i den digitala eran. Insikterna som arbetet med digitala dokument ger är ovärderliga, och rätt arbetsverktyg bör vara en prioritet.

Filestar är ett lättanvänt program som sparar tid, ger enhetlig formatering och gör det möjligt att konvertera filer i batch. Prova vårt program här.