5 проблем компании, которые можно решить с помощью подходящих инструментов конвертации документов

Использование технологий на рабочем месте заметно упростило работу с документами. Чтобы повысить эффективность повседневных офисных задач, стоит приобрести программу для конвертации файлов. Это простой способ работать эффективнее, разумнее и быстрее. При всех преимуществах цифровых документов растущее разнообразие типов файлов и необходимость интеграции программ для их конвертации создают немало трудностей.

Но с таким инструментом, как Filestar, ваша команда и компания смогут легко справляться с задачами, которые раньше отнимали много времени, — например, конвертацией файлов и преобразованием документов.

5 распространённых проблем компаний и их решения с помощью подходящих инструментов для работы с документами

1. Конвертация файлов с помощью разных онлайн-инструментов

В интернете есть множество бесплатных приложений для конвертации PDF, TIFF и .DOC. Использование сотрудниками таких сайтов и инструментов может представлять риск для вашей организации: они не всегда обеспечивают должную защиту. Безопасность корпоративных документов крайне важна, а загрузка файлов на ненадёжный сервер подвергает компанию риску мошенничества, вирусных атак и других киберпреступлений. Некоторые онлайн-конвертеры ограничивают объём данных для конвертации, добавляют водяные знаки в готовый файл или создают документы, которые ваш компьютер не поддерживает.

Решение

Упростите конвертацию файлов с помощью безопасного приложения, которое решает все задачи преобразования документов в одном месте. С Filestar вы можете легко конвертировать документы в любой тип файлов, необходимый вашей компании. Просто добавьте документ в настольное приложение, введите convert to ‘doc/pdf/tiff’ (или укажите другой нужный формат) и нажмите “run”. Скачайте приложение здесь, чтобы попробовать.

2. Сотрудники без технических skills

Некоторые сотрудники неохотно принимают перемены, а внедрение сложных процедур и инструментов конвертации файлов создаёт для них больше проблем, чем решает. Подходящие инструменты конвертации документов должны быть понятными, простыми в освоении и удобными для всех участников процесса.

Решение

Наиболее распространённые в компаниях операции конвертации файлов должны выполняться за несколько простых шагов. Пользователю достаточно открыть программу, добавить документы, ввести нужное преобразование в строку поиска и нажать “run”. Filestar делает любую конвертацию максимально простой.

3. Большой объём конвертации документов

Банки, страховые компании и другие финансовые организации ежедневно конвертируют тысячи документов в определённый тип файлов. Этот большой объём работы нужно выполнять как можно быстрее, чтобы документы были готовы вовремя, а сроки различных процессов соблюдались. Кроме того, большие объёмы документов требуют грамотного архивирования, поэтому особенно важны инструменты, которые позволяют удобно хранить архивы.

Решение

Вы можете добавить в Filestar тысячи файлов и рассчитывать на стабильную пакетную конвертацию круглосуточно, без выходных.

4. Единое форматирование всех документов организации

Внешний вид ваших документов всегда отражает профессионализм компании. При использовании разных программ для конвертации файлов единообразие форматирования может нарушаться, и документы теряют профессиональный вид. Некоторые программы, например Word, не сохраняют одинаковое форматирование при переносе документов с одного компьютера на другой.

Решение

Графические форматы файлов, такие как TIFF и PDF, обеспечивают единообразное форматирование независимо от компьютера, на котором просматривают документ. С этими форматами вам не придётся беспокоиться о том, будут ли поля и графики выглядеть так же на компьютере клиента. Чтобы сохранить единое форматирование, файлы .doc/.docx следует конвертировать в эти форматы. С Filestar это сделать легко.

5. Время, затрачиваемое на конвертацию документов

В крупных компаниях, где конвертируют много файлов, этот процесс может отнимать значительное количество времени и ресурсов. Создание единого инструмента конвертации файлов — сложная и трудоёмкая задача. Сотрудникам нужно сосредоточиться на том, что влияет на прибыль и достижение целей компании, а не тратить время на конвертацию и увеличивать связанные с ней накладные расходы.

Решение

Крайне важно иметь программу с автоматизированной конвертацией файлов, которая эффективно работает и в пакетном режиме. Выберите подходящие инструменты для работы с документами, чтобы упростить конвертацию файлов и сэкономить время и деньги. Не стоит добавлять лишние сложности к уже существующим обязанностям сотрудников. Вам нужна удобная программа, которая сокращает не только время обучения, но и количество действий для выполнения команд.

Подходящие инструменты конвертации документов помогают решить большинство связанных с ней проблем компании. Чтобы поддерживать профессиональный уровень работы, следует использовать надёжные и безопасные инструменты, устраняющие неэффективные процессы. Внедрение технологий на рабочем месте — один из проверенных способов обеспечить успех организации в цифровую эпоху. Возможности, которые даёт работа с цифровыми документами, трудно переоценить, поэтому выбор подходящих рабочих инструментов должен быть в числе приоритетов.

Filestar — простая в использовании программа, которая экономит время, сохраняет единое форматирование и поддерживает пакетную конвертацию файлов. Попробуйте нашу программу здесь.