Benefícios da inteligência artificial (IA) para o gerenciamento de arquivos
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Uma pesquisa realizada pela Xerox mostrou que 46% dos funcionários de pequenas e médias empresas perdem tempo diariamente com fluxos de trabalho que dependem muito de papel. É um sinal claro de como os arquivos físicos tradicionais prejudicam a produtividade. Além disso, a organização e o atendimento ao cliente ficam mais complicados, já que o arquivamento em papel está sujeito a erros. Pense em uma seguradora ou em um escritório de advocacia, por exemplo: quando um documento importante é perdido, os funcionários precisam se reunir para tentar encontrar uma agulha no palheiro.
Por isso, a IA usa a inteligência das máquinas para oferecer soluções que tornam o trabalho mais eficiente. A inteligência artificial já foi integrada aos sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) para dar às empresas e aos clientes uma vantagem competitiva. Não se trata de simplesmente copiar documentos para um formato digital, mas de criar fluxos de trabalho mais rápidos, inteligentes e eficientes. Não há perda de tempo, pois você pode processar documentos com facilidade para armazenamento e extração de dados.
Algumas empresas avançaram na digitalização e deixaram a papelada para trás. No entanto, sem IA, elas ainda enfrentam problemas no gerenciamento de documentos. Armazenar dados aleatoriamente em vários discos rígidos gera desorganização, redundância e falta de segurança.
A IA trouxe soluções revolucionárias que melhoram a integridade das práticas empresariais. Vamos conhecer os benefícios de usar IA na sua organização.
Automação da categorização e do processamento de documentos
Com a ajuda da tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), a IA consegue marcar e categorizar registros de dados sem intervenção humana. Quanto mais dados a IA lê ou digitaliza, mais ela entende as interações humanas com esses dados, tornando o processamento das informações mais inteligente.
Por exemplo, gestores de recrutamento usam IA para ler currículos e identificar documentos com expressões-chave que indicam um alto nível de qualificação para os requisitos de uma vaga.
Segurança de documentos e dados
Quando se trata da confidencialidade e da privacidade dos dados, existe um limite que você não quer ultrapassar. A IA reconhece informações de identificação pessoal (PII) e dados sensíveis e os sinaliza para tratamento especial. É uma das ferramentas mais poderosas contra ameaças à segurança cibernética. Com a IA, o acesso não autorizado aos dados é bloqueado e alertas de violações de segurança são enviados às equipes responsáveis.
Extração de dados mais rápida
A extração de dados e a preparação de documentos ficaram muito mais fáceis com os DMS que usam IA. Por exemplo, o Document Understanding AI, do Google, ajuda empresas a extrair informações essenciais de documentos, formulários ou contratos. Por meio desse serviço de conhecimento, as empresas podem adicionar seu próprio esquema de extração de dados. Você pode obter informações como números de faturas, nomes de novos funcionários etc.
Melhoria dos dados não estruturados
80% de todos os dados coletados pelas empresas estão em um formato não estruturado. Os dados chegam às organizações por e-mails, cartas, Slack, mensagens de texto etc. Em geral, não nos comunicamos de forma estruturada, mas toda organização precisa de ordem e estrutura em seus dados. Por isso, os funcionários analisam todas essas informações, extraem os dados e os colocam nas pastas ou nos discos apropriados.
Mas a IA faz todo o trabalho pesado. O blog da Adobe apresenta um ótimo exemplo.
“Em um exemplo mais expressivo, algumas empresas estão usando IA e aprendizado de máquina para examinar e-mails, mensagens de texto e outras comunicações com clientes para entender palavras, significados e sentimentos, e conectar esses dados ao histórico de faturamento e atendimento para prever quem comprará quais produtos e serviços. O mais impressionante é que esses modelos costumam superar os que usam apenas dados estruturados.”
Desenvolvimento e transformação de dados
Muitos aplicativos surgiram para apoiar os fluxos de trabalho de criação de documentos e conteúdo. O Grammarly pode fazer uma edição preliminar do conteúdo sem intervenção humana, enquanto ferramentas de análise de dados usam algoritmos inteligentes para analisar os dados.
As ferramentas de transformação de dados que usam IA facilitaram a conversão de dados de um formato para outro com perda mínima. Com a IA, você pode converter arquivos em lote com muito mais precisão, rapidez e segurança.
Conclusão
A IA tornou mais rápido alcançar resultados melhores do que os obtidos com trabalho manual intenso. Hoje, a eficiência operacional não é privilégio de poucas empresas de elite: ela está ao alcance de organizações comuns. Os desenvolvedores de soluções trabalham para garantir que as empresas, independentemente do orçamento e da disponibilidade de especialistas em TI, possam aproveitar esses sistemas de gerenciamento de documentos com IA.
Independentemente da solução com IA escolhida, as empresas podem contar com alta produtividade, operações ágeis, custos menores e decisões baseadas em dados. Para aproveitar ao máximo seus dados, considere usar um sistema inteligente de gerenciamento de documentos.