5 problemas da sua empresa que você pode resolver com as ferramentas certas de conversão de documentos

O uso da tecnologia no ambiente de trabalho simplificou muito os processos de documentação. Para ter eficiência nas atividades diárias do escritório, investir em um software de conversão de arquivos é essencial. É uma maneira simples de aumentar a eficiência, trabalhar de forma mais inteligente e ganhar agilidade. Apesar dos muitos benefícios da documentação digital, surgem vários desafios com o aumento dos tipos de arquivo e a integração dos softwares disponíveis para conversão de arquivos.

Mas, com uma ferramenta como o Filestar, sua equipe e sua empresa poderão realizar com facilidade tarefas que antes tomavam muito tempo, como conversões de arquivos e transformações de documentos.

5 problemas comuns nas empresas e as soluções oferecidas pelas ferramentas certas de documentação

1. Conversão de arquivos usando diferentes ferramentas disponíveis online

Não faltam aplicativos gratuitos disponíveis online para converter arquivos PDF, TIFF e .DOC. Ter funcionários usando esses sites e ferramentas gratuitos pode representar um risco para sua organização, pois a segurança pode ser insuficiente. A segurança dos documentos corporativos é essencial, e enviar arquivos para um servidor não confiável expõe a empresa a fraudes, ataques de vírus e outros crimes cibernéticos. Alguns conversores online limitam a quantidade de informações que você pode converter, o arquivo gerado pode conter marcas d'água ou seu computador pode não ser compatível com o documento produzido.

Solução

Simplifique todas as suas conversões de arquivos usando aplicativos seguros que atendam a todas as necessidades de conversão de documentos em um só lugar. Com o Filestar, você pode converter documentos facilmente para qualquer tipo de arquivo exigido pela empresa. Basta adicionar seu documento ao aplicativo para desktop, digitar convert to ‘doc/pdf/tiff’ (ou qualquer outro formato que você use ou precise) e clicar em “run”. Baixe aqui para experimentar.

2. Funcionários sem skills de tecnologia

Alguns funcionários podem ser muito resistentes a mudanças, e introduzir procedimentos e ferramentas complexos para ajudar na conversão de arquivos acaba criando mais problemas do que soluções para eles. As ferramentas certas de conversão de documentos precisam ser fáceis de entender e usar, além de facilitar o treinamento de todos os envolvidos no processo.

Solução

As conversões de arquivos mais comuns no mundo corporativo precisam ser feitas por meio de processos simples. Basta abrir o software, adicionar os documentos, digitar a conversão desejada na caixa de busca e clicar em “run”. O Filestar torna todas as conversões o mais simples possível.

3. O alto volume de conversões de documentos

Bancos, seguradoras e outras instituições financeiras têm milhares de documentos que precisam ser convertidos diariamente para um tipo de arquivo específico. Essa enorme carga de trabalho precisa ser processada no menor tempo possível para disponibilizar os documentos a tempo e cumprir os prazos dos diferentes processos. O grande volume de documentos também exige um arquivamento adequado, por isso é essencial contar com ferramentas que permitam organizar esses arquivos corretamente.

Solução

Você pode adicionar milhares de arquivos ao Filestar e contar com uma conversão de arquivos em lote estável, 24 horas por dia, 7 dias por semana.

4. Manter a consistência da formatação em todos os documentos da organização

A aparência dos seus documentos sempre reflete o profissionalismo da empresa. Ao usar diferentes softwares de conversão de arquivos, a consistência da formatação pode se perder durante o processo, comprometendo esse profissionalismo. Alguns programas, como o Word, não mantêm a mesma formatação quando os documentos são transferidos de um computador para outro.

Solução

Formatos de arquivo baseados em elementos gráficos, como TIFF e PDF, garantem a consistência e a uniformidade da formatação, independentemente do computador usado para visualizar o documento. Com esses formatos, você não precisa se preocupar se as margens ou os gráficos terão a mesma aparência para seus clientes. Os arquivos .doc/.docx devem ser convertidos para esses formatos para garantir a consistência da formatação. Isso é fácil de fazer com o Filestar.

5. Tempo gasto na conversão de documentos

Nas grandes empresas que realizam um alto volume de conversões de arquivos, essa tarefa pode consumir uma quantidade significativa de tempo e recursos. Criar uma ferramenta de conversão de arquivos que funcione de forma consistente é um desafio e leva tempo. Os funcionários precisam se concentrar no que contribui para os resultados e os objetivos da empresa, em vez de gastar tempo com o processo de conversão e aumentar os custos operacionais.

Solução

É fundamental contar com um software de conversão de arquivos já automatizado que funcione bem mesmo em conversões em lote. Escolha as ferramentas certas de documentação para simplificar seu processo de conversão de arquivos e economizar tempo e dinheiro. Ninguém precisa de mais complicações além das responsabilidades que já tem no trabalho. Você precisa de um software fácil de usar, que reduza não só o tempo de treinamento, mas também as etapas necessárias para executar comandos.

As ferramentas certas de conversão de documentos podem resolver a maioria dos problemas relacionados à conversão de arquivos nas empresas. Para manter o profissionalismo em qualquer empresa, é preciso usar ferramentas adequadas e seguras para eliminar ineficiências. Adotar tecnologia no ambiente de trabalho é uma das práticas mais eficazes para garantir o sucesso de uma organização nesta era digital. Os conhecimentos obtidos ao trabalhar com documentos digitais são inestimáveis, e contar com as ferramentas certas de trabalho deve ser uma prioridade.

O Filestar é um software fácil de usar que permite economizar tempo, manter a consistência da formatação e converter arquivos em lote. Experimente nosso software aqui.