행정 담당자를 위한 Filestar

행정 담당자는 다양한 업무를 처리하느라 늘 분주해요. 기록 관리부터 물품 구매, 의사 결정, 전략 수립, 교육, 예산 편성, 예측, 인사 등 여러 사무 업무를 맡죠. 구체적인 업무는 근무하는 회사에 따라 달라요. 빠르게 돌아가고 서로 긴밀하게 연결된 사무실에서 일하다 보면 벅차게 느껴지는 날이 많아요. 할 일이 이렇게 많을수록 더 효율적으로 일해야 스트레스 없는 하루를 보낼 수 있어요.

가장 큰 어려움 중 하나는 여러 역할을 동시에 맡다 보니 시간이 부족하다는 점이에요. 다행히 많은 작업은 자동화하거나 단축키와 수식을 활용해 처리할 수 있어요. 중요한 건 자주 반복하는 업무를 파악하고 자동화할 방법이 있는지 알아보는 거예요.

다행히 Filestar가 지루하고 반복적인 작업 대부분을 자동화해 어려운 업무를 해결하도록 도와줘요. 업무를 더 편하게 할 준비가 되셨나요? 시작해 볼게요!

1. 문서 파일 처리

책상 위에서 오가고 새로 만들어지는 수많은 문서 때문에 정리의 달인이 될 수도, 혼란에 빠질 수도 있어요. 모든 부서에서 여러분에게 문서를 전달하고, 여러분의 회신도 기다려요. 끝없이 이어지는 계약서, 보고서, 청구서, 일정표 등을 요구하는 형식으로 전달하지 않으면 하루가 꼬일 수 있어요.

작업을 마치고 문서를 보냈는데 받는 쪽에서 레이아웃이나 서식이 바뀌는 경우도 있어요. 암호로 보호해야 하는 문서도 있고, 보고서에서 페이지를 추출하거나 합쳐 새로운 보고서를 만들어야 할 때도 있죠. Filestar를 사용하면 이런 작업을 몇 분 만에 할 수 있어요.

• DOC를 PDF로 변환하기 (PDF를 DOC로 변환하기도 가능해요)
• PDF 합치기
• PDF 페이지 추출하기
• PDF 보호하기 (암호화)

2. Excel 파일 처리

예산을 편성하고, 예측하고, 물품을 구매하고, 회계 업무까지 일부 처리하다 보면 Excel 문서가 많이 쌓여요. 계산 결과와 예산을 바탕으로 전략 계획도 세워야 하죠. Filestar는 Excel 파일을 변환할 때 유용해요. XLS를 필요한 파일 형식으로 변환할 수 있어요.

3. 이미지 변환과 편집

다양한 업무를 맡다 보면 회사 사진을 다룰 일도 생겨요. 회사 사진을 게시하거나 전달하기 전에 용도에 맞게 정리하고 편집해야 하죠. 이미지 파일이 너무 커서 동료들에게 배포하거나 공유하기 어려운 경우도 있어요. Filestar를 사용하면 몇 번의 클릭으로 이미지를 변환하고 정리할 수 있어요. 유용한 Filestar skills를 몇 가지 소개해 드릴게요.

• 이름 바꾸기
• 텍스트 추가하기
• 필터와 효과 적용하기
• 이미지 파일 변환하기
• 이미지 압축하기

4. 프레젠테이션 파일

여러 회의에서 여러분의 도움이 필요할 수 있어요. 신입 직원이나 동료를 교육하거나 지도하는 일을 맡기도 하죠. 배우는 사람들이 내용을 이해하고 관심을 갖도록 메모를 바탕으로 보기 좋은 프레젠테이션 파일을 만들어야 해요.

Filestar를 사용하면 Word, PDF, Excel 파일을 몇 분 만에 PPT로 변환할 수 있어요. 관련 skills의 예시는 다음과 같아요.

• Keynote를 PPT로 변환하기
• PPT를 PDF로 변환하기