Los mejores formatos de archivo para almacenar datos digitales

Los datos digitales han revolucionado la representación y el almacenamiento de la información. La mayoría de las personas de la generación Z no conocerán los datos analógicos a menos que los busquen. Desde los años 80, el mundo digital ha seguido experimentando grandes avances tecnológicos, y ahora los términos de moda son las tecnologías en la nube, la inteligencia artificial, los macrodatos y el internet de las cosas. Pero volvamos a lo básico.

¿Qué son los datos digitales?

Los datos digitales almacenan información compleja de texto, audio y vídeo en un sistema binario, es decir, unos y ceros, o estados de encendido y apagado. Los caracteres binarios crean un lenguaje de máquina que interpretan diversas tecnologías. La gran ventaja de los datos digitales es que representan en formato binario todas las entradas analógicas complejas. Gracias a las interfaces digitales, los organismos públicos, las grandes corporaciones y las empresas exploran nuevas formas de recopilar datos y utilizan simulaciones precisas.

Los datos digitales capturan acontecimientos de la vida real y no solo los convierten a formato digital, sino que también los simulan para su uso tecnológico. Por ejemplo, un paisaje físico se puede capturar fácilmente en una imagen digital. Los datos visuales se registran en un mapa de bits o mapa rasterizado. Del mismo modo, los flujos de audio se pueden convertir a formatos de audio digital.

El tipo de contenido digital determina el formato de archivo que se utiliza para almacenarlo. Los distintos contenidos tienen sus propios archivos, que se adaptan a sus funciones y necesidades. Los principales tipos de contenido son texto, imágenes, audio y vídeo, y siguen apareciendo nuevos formatos para modelos 3D, programas y almacenamiento de archivos.

Qué tener en cuenta al elegir un formato de archivo

Obsolescencia

Los formatos de archivo evolucionan constantemente, y los nuevos formatos y versiones van sustituyendo a los antiguos. Los desarrolladores y usuarios identifican nuevas funciones que necesitan incorporarse a los formatos de archivo. Por eso, un formato antiguo deja de ser útil si ya no es compatible con el software actual. Tanto los formatos comerciales como los de código abierto son susceptibles de quedar obsoletos. Los proveedores también pueden fomentar la obsolescencia de los archivos para impulsar a los clientes a actualizar sus productos. Por su parte, las comunidades de código abierto pueden retirar el soporte de un formato que ya no utilizan.

Proliferación

En una organización, esto puede suponer un reto mayor que la obsolescencia. Los formatos de archivo deben estandarizarse para que todas las personas implicadas utilicen la misma versión. No querrás tener distintas versiones de formatos de imagen, PDF o archivos de Word que requieran instalar varias aplicaciones para verlos y editarlos.

Asegúrate de contar con una estrategia de preservación digital que controle la obsolescencia y la proliferación. Así podrás llevar un seguimiento de todos los formatos de archivo estándar, de la migración de archivos y de los formatos que vale la pena considerar para tu empresa.

Estándares de documentación

Muchas empresas tienen especificaciones para publicar y compartir todos sus documentos, ya sea siguiendo normas internacionales, requisitos de los proveedores o criterios de una comunidad de usuarios. Trabaja con formatos de archivo bien documentados y ampliamente implementados, como PDF o DOCX. Los formatos de uso generalizado ofrecen a los usuarios más opciones de soporte.

Archivos abiertos y propietarios

Los archivos abiertos están completamente documentados y disponibles para uso público sin restricciones de derechos de autor. Cualquier persona puede escribir un programa para leer un archivo abierto. En cambio, los archivos propietarios no están documentados o, si lo están, tienen restricciones de derechos de autor y están protegidos por licencias, patentes u otros derechos de propiedad intelectual.

Actualmente, los grandes desarrolladores de formatos propietarios, como Microsoft Office, han dificultado que los formatos abiertos los alcancen. Por eso, los formatos propietarios están muy consolidados y estandarizados públicamente, lo que les permite contar con un amplio respaldo.

Sin pérdida y con pérdida

Los formatos de archivo con pérdida reducen la calidad de los datos durante la compresión, mientras que los archivos sin pérdida mantienen una alta calidad. Esto hace que los archivos con pérdida sean más pequeños que sus equivalentes sin pérdida. Como regla general, utiliza siempre formatos sin pérdida para almacenar datos y crear copias maestras de archivo, y formatos con pérdida para distribuirlos y facilitar el acceso. Esta regla funciona bien con imágenes estáticas o con cualquier proyecto de digitalización.

Formatos de archivo recomendados para almacenar datos digitales

Documentos

Los documentos de Microsoft Word (.doc/.docx) son los formatos de archivo consolidados para los datos que necesitan editarse.

Para los textos que no necesitan modificaciones, los archivos PDF o los archivos de texto sin formato (.txt) son las opciones abiertas más consolidadas.

Presentaciones de diapositivas

Los archivos de Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx) son los formatos estándar más consolidados. Sin embargo, también puedes guardar las presentaciones en PDF si la información ya es definitiva.

Hojas de cálculo

Las hojas de cálculo de Microsoft Excel (.xls/.xlsx) son la mejor opción para el almacenamiento.

Archivos de audio

FLAC es un formato sin pérdida consolidado para crear contenido nuevo que pueda modificarse más adelante.

Los archivos MP3 son los archivos con pérdida más consolidados para distribuir contenido y guardar versiones definitivas.

Archivos de vídeo

MP4 es la mejor opción predeterminada para almacenar archivos de vídeo.

Imágenes

SVG es la mejor opción para los formatos de archivo vectoriales. Para cualquier otra imagen, utiliza el formato PNG.

Formatos de compresión

ZIP es el formato de archivo más consolidado para archivar y comprimir. 7Z le sigue de cerca.