Consejos de privacidad y seguridad para videoconferencias

El coronavirus ha dado lugar a los mayores experimentos de videoconferencia y trabajo remoto de la historia. Nadie había previsto una adopción tan masiva de las videoconferencias en tan poco tiempo. La COVID-19 ha cambiado radicalmente la forma en que las personas trabajan, colaboran y estudian. Ha llevado a casi todo el mundo profesional y educativo a trasladarse al entorno digital. Algunas soluciones de videoconferencia, como Zoom, se han beneficiado de la pandemia y han visto cómo sus usuarios diarios superaban los 200 millones.

Sin embargo, el paso al entorno digital también implica responsabilidades de ciberseguridad. La mayoría de las soluciones de videoconferencia no estaban preparadas para el nivel de escrutinio al que se vieron sometidas. Sus fallos no tardaron en salir a la luz, con numerosos informes de reuniones secuestradas. Ahora este fenómeno tiene un nombre, «Zoom-bombing», y los expertos en seguridad y el FBI han emitido advertencias para quienes usan videoconferencias.

Aunque las reuniones secuestradas resultan molestas y perturbadoras, existen amenazas más graves: intrusos que actúan sin ser detectados y ponen en serio peligro la seguridad de los datos personales y empresariales. Según The Washington Post, hay miles de grabaciones de reuniones privadas disponibles en la web pública.

Y, como ya han comprobado muchos responsables de empresas, cambiar de estrategia demasiado rápido suele dejar brechas de seguridad. Entonces, ¿cómo podemos proteger la privacidad y reforzar la seguridad de los datos? Aquí tienes algunos consejos para lograrlo.

Activa la protección con contraseña

No nos referimos a contraseñas como «123456»; tu nombre y tu fecha de nacimiento también son muy fáciles de adivinar. Crea una combinación aleatoria de números, letras y símbolos.

La mayoría de las herramientas de videoconferencia generan automáticamente identificadores y contraseñas para las reuniones. Si la herramienta que usas te permite crear una contraseña, hazlo. Para limitar el acceso, comparte la contraseña solo con las personas que quieras invitar, salvo que se trate de una reunión pública.

Bloquea tu sala de reuniones

Una vez que hayan entrado todas las personas invitadas, bloquea la sala de reuniones. Si alguien se desconecta por accidente, desbloquea la reunión, deja que vuelva a entrar y bloquéala de nuevo. Además, si hay un intruso que causa problemas, no dudes en expulsarlo. Así no podrá volver a unirse a la reunión.

Utiliza una sala de espera

La función de sala de espera permite que los asistentes entren en una sala virtual donde esperan hasta que el anfitrión les dé acceso a la reunión. Esto te permite expulsar a los intrusos antes de que entren en tu sala de reuniones.

No permitas compartir pantalla de forma predeterminada

El anfitrión siempre debe tener el control de la función de compartir pantalla. Uno de los mayores errores de Zoom fue permitir que todos los participantes pudieran compartir su pantalla. Y todos hemos visto los problemas que esto ha causado durante las videoconferencias.

Usa la última versión del software

El software debe actualizarse con regularidad, ya que las versiones antiguas tienen vulnerabilidades de seguridad más fáciles de aprovechar. Muchas aplicaciones de videoconferencia se han centrado en corregir sus fallos de seguridad, así que debes comprobar y volver a comprobar que los asistentes usan la versión actualizada.

Forma a los empleados en seguridad de los datos

Hoy dependemos de la tecnología más que nunca. Desde niños y profesores hasta familiares y empleados, todos usan videoconferencias para realizar sus actividades diarias. Lo preocupante es que no cuentan con una infraestructura informática que les dé soporte.

Pero debemos tener en cuenta que los ciberdelincuentes y los hackers trabajan de forma parecida a los profesionales del marketing. Se sumergen en las tendencias del momento y las estudian para saber cómo aprovecharlas. Por este motivo, las empresas y las instituciones educativas deben asumir la responsabilidad de formar a las personas vinculadas a ellas en privacidad y seguridad de los datos.

Deja de compartir enlaces en redes sociales

¿Alguna vez te has preguntado de dónde sacan los troles o los hackers los enlaces para entrar en tus reuniones? Las redes sociales son una auténtica mina de oro. Incluso si quieres que todo el mundo asista, utiliza otros canales para compartir el enlace. Si no tienes más remedio que publicarlo en redes sociales, no actives la opción de usar tu identificador personal de usuario. Es una forma de evitar que los troles puedan planear una incursión en tus videoconferencias.

Usa un fondo virtual

Todas estas reuniones en línea llegaron de golpe, así que la mayoría de las personas no tenían una oficina en casa ni una sala de estudio preparada. Simplemente adaptaron un rincón del salón y se pusieron a trabajar. El problema es que hay personas pendientes de lo que aparece en tu fondo, buscando pistas sobre tu ubicación u otros datos personales. Una forma segura de evitarlo es usar una pared vacía o un fondo virtual. Ambas opciones garantizan que no se muestre nada confidencial o privado en el fondo.

Ahora que las empresas y las instituciones pasan menos tiempo en las oficinas y más tiempo trabajando a distancia, no podemos permitirnos ignorar la seguridad de las videoconferencias. Tanto las empresas como las personas deben asegurarse de no tomar atajos en materia de privacidad y seguridad. Es la única forma de sobrevivir en esta era digital.