Beneficios de la inteligencia artificial (IA) para la gestión de archivos
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Una encuesta realizada por Xerox mostró que el 46% de los empleados de pymes pierden tiempo a diario en flujos de trabajo que dependen mucho del papel. Es una clara señal de cómo los archivadores tradicionales frenan la productividad. Además, la organización y la atención al cliente se complican, ya que el archivo en papel es propenso a errores. Piensa, por ejemplo, en una aseguradora o un despacho de abogados: cuando se pierde un documento importante, los empleados tienen que reunirse e intentar encontrar una aguja en un pajar.
Por eso, la IA aprovecha la inteligencia de las máquinas para ofrecer soluciones que mejoran la eficiencia del trabajo. La inteligencia artificial ya se ha integrado en los sistemas de gestión documental (DMS) para dar a las empresas y a sus clientes una ventaja competitiva. No se trata de duplicar documentos en formato digital, sino de crear flujos de trabajo más rápidos, inteligentes y eficaces. No se pierde tiempo, ya que te permite procesar fácilmente los documentos para almacenarlos y extraer datos.
Algunas empresas han avanzado hacia la digitalización y han dejado atrás el papeleo. Sin embargo, sin IA siguen teniendo una gestión documental deficiente. Almacenar datos de forma aleatoria en varios discos duros genera desorganización, redundancia e inseguridad.
La IA ha traído soluciones revolucionarias que mejoran la integridad de las prácticas empresariales. Veamos los beneficios de usar IA en tu organización.
Automatización de la clasificación y el procesamiento de documentos
Con la ayuda de la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), la IA puede etiquetar y clasificar registros de datos sin intervención humana. Cuantos más datos lee o escanea, mejor entiende cómo interactúan las personas con ellos, lo que permite un procesamiento de la información más inteligente.
Por ejemplo, los responsables de contratación usan la IA para leer currículums e identificar documentos con palabras o frases clave que indican que una persona está muy cualificada para un puesto.
Seguridad de los documentos y los datos
La confidencialidad y la privacidad de los datos son una línea roja que no quieres cruzar. La IA reconoce la información de identificación personal (PII) y los datos sensibles, y los marca para que reciban un tratamiento especial. Es una de las herramientas más potentes frente a las amenazas de ciberseguridad. Con la IA, se deniega el acceso no autorizado a los datos y se envían alertas de incidentes de seguridad a los equipos correspondientes.
Extracción de datos más rápida
Los DMS con IA han simplificado la extracción de datos y la preparación de documentos. Por ejemplo, Document Understanding AI de Google ayuda a las empresas a extraer información clave de documentos, formularios o contratos. A través de su servicio de conocimiento, las empresas pueden añadir su propio esquema para extraer datos. Puedes obtener información como números de factura, nombres de nuevos empleados, etc.
Mejora de los datos no estructurados
El 80% de todos los datos recopilados por las empresas está en un formato no estructurado. Los datos llegan a las organizaciones a través de correos electrónicos, cartas, Slack, mensajes de texto, etc. Por lo general, no nos comunicamos de forma estructurada, pero toda organización necesita orden y estructura en sus datos. Por eso, los empleados revisan toda esta información, extraen los datos y los colocan en las carpetas o unidades correspondientes.
Pero la IA se encarga de todo el trabajo pesado. El blog de Adobe ofrece un excelente ejemplo.
“En un ejemplo más llamativo, algunas empresas están usando IA y aprendizaje automático para examinar correos electrónicos, mensajes de texto y otras comunicaciones con clientes con el fin de comprender las palabras, la semántica y los sentimientos, y relacionar esos datos con el historial de facturación y servicios para predecir quién comprará qué productos y servicios. Lo más destacable es que estos modelos suelen superar a los que solo usan datos estructurados.”
Desarrollo y transformación de datos
Han surgido muchas aplicaciones para facilitar los flujos de trabajo de creación de documentos y contenidos. Grammarly puede realizar una edición previa del contenido sin intervención humana, mientras que las herramientas de análisis de datos usan algoritmos inteligentes para analizar los datos.
Las herramientas de transformación de datos con IA han facilitado la conversión de datos de un formato a otro con una pérdida mínima de información. Con la IA puedes convertir archivos por lotes con mucha más precisión, rapidez y seguridad.
En conclusión
La IA ha permitido obtener mejores resultados en menos tiempo que con un trabajo manual intensivo. Hoy en día, la eficiencia empresarial no está reservada a unas pocas organizaciones privilegiadas, sino que está al alcance de las empresas comunes. Los desarrolladores de soluciones trabajan para que las empresas, independientemente de su presupuesto, y los profesionales de TI puedan aprovechar estos sistemas de gestión documental con IA.
Sea cual sea la solución con IA que elijas, las empresas tienen garantizadas una alta productividad, operaciones ágiles, menores costes y decisiones basadas en datos. Para sacar el máximo partido a tus datos, considera usar un sistema de gestión documental inteligente.