5 problemas de empresa que puedes resolver con las herramientas de conversión de documentos adecuadas

El uso de la tecnología en el lugar de trabajo ha agilizado mucho los procesos de documentación. Para lograr eficiencia en las actividades diarias de la oficina, es fundamental invertir en un software de conversión de archivos. Es una forma sencilla de aumentar la eficiencia, trabajar de manera más inteligente y ganar rapidez. Aunque la documentación digital ofrece muchas ventajas, también surgen retos por la creciente variedad de tipos de archivo y la integración del software disponible para convertirlos.

Pero con una herramienta como Filestar, tu equipo y tu empresa podrán resolver fácilmente tareas que antes requerían mucho tiempo, como las conversiones de archivos y las transformaciones de documentos.

5 problemas habituales en las empresas y sus soluciones con las herramientas de documentación adecuadas

1. Conversión de archivos con distintas herramientas disponibles en línea

Para PDF, TIFF y .DOC hay muchas aplicaciones de conversión de archivos disponibles en línea sin coste alguno. Que los empleados utilicen estos sitios web y herramientas gratuitos puede suponer un riesgo para tu organización, ya que podrían no ofrecer suficiente seguridad. La seguridad de los documentos corporativos es esencial, y subir archivos a un servidor que no es de confianza expone a la empresa a fraudes, ataques de virus y otros delitos informáticos. Algunos convertidores en línea limitan la cantidad de información que puedes convertir, añaden marcas de agua al resultado o generan documentos que tu equipo no admite.

Solución

Agiliza todas tus conversiones de archivos con aplicaciones seguras que cubran todas tus necesidades de conversión de documentos en un solo lugar. Con Filestar, puedes convertir documentos fácilmente a cualquier tipo de archivo que necesite tu empresa. Solo tienes que cargar el documento en la aplicación de escritorio, escribir convert to ‘doc/pdf/tiff’ (o cualquier otro formato que uses o necesites) y hacer clic en “run”. Descárgalo aquí para probarlo.

2. Empleados sin skills tecnológicas

Algunos empleados pueden mostrar mucha resistencia al cambio, y la introducción de procedimientos y herramientas complejos para convertir archivos puede acabar creándoles más problemas de los que resuelve. Las herramientas de conversión de documentos adecuadas deben ser fáciles de entender, de aprender y de usar para todas las personas que participan en el proceso.

Solución

Las conversiones de archivos más habituales en el mundo empresarial deben realizarse mediante procesos sencillos. El usuario solo tiene que abrir el software, cargar los documentos, escribir la conversión que necesita en el cuadro de búsqueda y pulsar “run”. Filestar hace que todas las conversiones sean lo más sencillas posible.

3. El gran volumen de conversiones de documentos

Los bancos, las aseguradoras y otras instituciones financieras tienen miles de documentos que deben convertirse a un tipo de archivo específico cada día. Esta enorme carga de trabajo debe procesarse en el menor tiempo posible para que los documentos estén disponibles a tiempo y se cumplan los plazos de los distintos procesos. El gran volumen de documentos también exige un archivado adecuado, por lo que es esencial contar con herramientas de documentación que lo faciliten.

Solución

Puedes cargar miles de archivos en Filestar y contar con una conversión de archivos por lotes estable las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

4. Mantener un formato uniforme en todos los documentos de la organización

El aspecto de tus documentos refleja siempre la profesionalidad de la empresa. Al utilizar distintos programas de conversión de archivos, el formato de los documentos puede perder uniformidad durante el proceso y, con ello, su aspecto profesional. Algunos programas, como Word, no mantienen el mismo formato cuando los documentos se trasladan de un equipo a otro.

Solución

Los formatos de archivo basados en gráficos, como TIFF y PDF, garantizan la uniformidad del formato independientemente del equipo que se utilice para verlos. Con estos formatos, no tienes que preocuparte por si los márgenes o los gráficos se verán igual en el equipo del cliente. Los archivos .doc/.docx deben convertirse a estos formatos para garantizar un formato uniforme. Con Filestar, hacerlo es muy sencillo.

5. Tiempo dedicado a la conversión de documentos

En las grandes empresas que realizan un gran volumen de conversiones de archivos, convertirlos puede consumir mucho tiempo y recursos. Crear una herramienta de conversión de archivos que funcione de forma uniforme es complicado y requiere tiempo. Los empleados deben centrarse en lo que influye en los resultados y en los objetivos de la empresa, en lugar de dedicar tiempo al proceso de conversión y aumentar los gastos generales asociados.

Solución

Es fundamental contar con un software de conversión de archivos automatizado que funcione eficazmente incluso al convertir por lotes. Elige las herramientas de documentación adecuadas para simplificar tu proceso de conversión de archivos y ahorrar tiempo y dinero. No necesitas añadir más complicaciones a las tareas que ya tiene cada persona. Necesitas un software fácil de usar que reduzca tanto el tiempo de formación como los pasos necesarios para ejecutar comandos.

Las herramientas de conversión de documentos adecuadas pueden resolver la mayoría de los problemas de conversión de archivos de una empresa. Para mantener la profesionalidad en cualquier empresa, deben utilizarse herramientas adecuadas y seguras que eliminen las ineficiencias. Adoptar la tecnología en el lugar de trabajo es una de las prácticas más fiables para asegurar el éxito de una organización en esta era digital. La información que se obtiene al trabajar con documentos digitales tiene un valor incalculable, y contar con las herramientas de trabajo adecuadas debe ser una prioridad.

Filestar es un software fácil de usar que permite ahorrar tiempo, mantener un formato uniforme y convertir archivos por lotes. Prueba nuestro software aquí.