Vorteile künstlicher Intelligenz (KI) für die Dateiverwaltung
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Eine Umfrage von Xerox hat gezeigt, dass 46 % der Beschäftigten in kleinen und mittleren Unternehmen täglich Zeit mit papierintensiven Arbeitsabläufen verschwenden. Das zeigt deutlich, wie herkömmliche Aktenschränke die Produktivität bremsen. Auch Organisation und Kundenservice werden erschwert, weil die Papierablage fehleranfällig ist. Geht beispielsweise in einer Versicherung oder Anwaltskanzlei ein wichtiges Dokument verloren, müssen die Beschäftigten gemeinsam nach der Nadel im Heuhaufen suchen.
Hier setzt KI an: Sie nutzt maschinelle Intelligenz, um Arbeitsabläufe effizienter zu machen. Künstliche Intelligenz wird inzwischen in Dokumentenmanagementsysteme (DMS) integriert, um Unternehmen und Kunden einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Dabei geht es nicht nur darum, Dokumente in ein digitales Format zu übertragen, sondern schnellere, intelligentere und bessere Arbeitsabläufe zu schaffen. Du sparst Zeit, weil du Dokumente einfach für die Speicherung und Datenextraktion verarbeiten kannst.
Einige Unternehmen haben bereits auf Digitalisierung statt Papierarbeit gesetzt. Ohne KI haben sie aber weiterhin Probleme mit der Dokumentenverwaltung. Werden Daten wahllos auf verschiedenen Festplatten gespeichert, führt das zu Unordnung, Redundanz und Sicherheitsrisiken.
KI hat revolutionäre Lösungen hervorgebracht, die Geschäftsabläufe zuverlässiger machen. Schauen wir uns an, welche Vorteile der Einsatz von KI in deinem Unternehmen bietet.
Dokumente automatisch kategorisieren und verarbeiten
Mithilfe der optischen Zeichenerkennung (OCR) kann KI Dateneinträge ohne menschliches Eingreifen mit Schlagwörtern versehen und kategorisieren. Je mehr Daten die KI liest oder scannt, desto besser versteht sie, wie Menschen mit diesen Daten umgehen. Dadurch kann sie Informationen immer intelligenter verarbeiten.
Zum Beispiel nutzen Personalverantwortliche KI, um Lebensläufe zu lesen und Dokumente mit bestimmten Schlüsselbegriffen zu erkennen, die auf eine hohe Eignung für eine Stelle hinweisen.
Sicherheit für Dokumente und Daten
Bei Vertraulichkeit und Datenschutz gibt es klare Grenzen, die du nicht überschreiten möchtest. KI erkennt personenbezogene Informationen (PII) und sensible Daten und kennzeichnet sie für eine besondere Behandlung. Sie ist eines der wirksamsten Mittel gegen Cyberbedrohungen. Mit KI werden unbefugte Datenzugriffe verweigert und Warnungen zu Sicherheitsverletzungen an die zuständigen Teams gesendet.
Schnellere Datenextraktion
KI-gestützte DMS machen die Datenextraktion und Dokumentenaufbereitung ganz einfach. Googles Document Understanding AI hilft Unternehmen beispielsweise dabei, wichtige Informationen aus Dokumenten, Formularen oder Verträgen zu extrahieren. Über den zugehörigen Wissensdienst können Unternehmen ein eigenes Schema für die Datenextraktion hinzufügen. So lassen sich etwa Rechnungsnummern, Namen neuer Beschäftigter und weitere Angaben ermitteln.
Unstrukturierte Daten besser nutzen
80 % aller gesammelten Daten in Unternehmen liegen in einem unstrukturierten Format vor. Daten erreichen Unternehmen per E-Mail, Brief, Slack, Textnachricht und über andere Kanäle. In der Regel kommunizieren wir nicht in einem strukturierten Format, doch jedes Unternehmen braucht Ordnung und Struktur in seinen Daten. Deshalb durchforsten Beschäftigte all diese Informationen, extrahieren die Daten und legen sie in den vorgesehenen Ordnern oder auf den entsprechenden Laufwerken ab.
KI übernimmt diese aufwendige Arbeit. Der Adobe-Blog liefert ein anschauliches Beispiel.
„Ein besonders eindrucksvolles Beispiel: Einige Unternehmen nutzen KI und maschinelles Lernen, um E-Mails, Textnachrichten und andere Formen der Kundenkommunikation zu durchforsten. Sie analysieren Wörter, Bedeutungen und Stimmungen und verknüpfen diese Daten mit der Abrechnungs- und Servicehistorie, um vorherzusagen, wer welche Produkte und Dienstleistungen kaufen wird. Besonders bemerkenswert ist, dass diese Modelle regelmäßig bessere Ergebnisse liefern als Modelle, die ausschließlich strukturierte Daten verwenden.“
Daten erstellen und umwandeln
Inzwischen gibt es zahlreiche Anwendungen, die Arbeitsabläufe bei der Erstellung von Dokumenten und Inhalten unterstützen. Grammarly kann Inhalte ohne menschliches Eingreifen vorab überarbeiten, während Datenanalyse-Tools intelligente Algorithmen zur Auswertung von Daten nutzen.
KI-gestützte Tools zur Datenumwandlung machen es einfacher, Daten mit minimalem Datenverlust von einem Format in ein anderes zu konvertieren. Mit KI kannst du Dateien stapelweise deutlich genauer, schneller und sicherer konvertieren.
Fazit
Mit KI lassen sich bessere Ergebnisse schneller erzielen als mit aufwendiger manueller Arbeit. Effiziente Geschäftsabläufe sind heute nicht mehr nur wenigen Spitzenunternehmen vorbehalten, sondern auch für durchschnittliche Unternehmen erreichbar. Lösungsanbieter arbeiten daran, dass Unternehmen unabhängig von ihrem Budget sowie IT-Fachkräfte diese KI-gestützten Dokumentenmanagementsysteme nutzen können.
Unabhängig davon, welche KI-gestützte Lösung du wählst, profitieren Unternehmen von hoher Produktivität, flexiblen Abläufen, geringeren Kosten und datengestützten Entscheidungen. Wenn du das Beste aus deinen Daten herausholen möchtest, solltest du ein intelligentes Dokumentenmanagementsystem in Betracht ziehen.