Die beste kostenlose Rechnungssoftware für kleine Unternehmen
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Als kleines Unternehmen oder Freelancer brauchst du zusätzliche Ausgaben wirklich nicht. Dein eigener Chef zu sein ist zwar großartig, aber du musst dich auch um Buchhaltung, Steuern und vieles mehr kümmern. Rechnungen zu verwalten gehört für die meisten Unternehmer nicht gerade zu den Lieblingsaufgaben. Doch wenn du deine Zahlungseingänge nicht im Blick behältst, werden deine Kunden nicht von sich aus zahlen.
Zum Glück gibt es heute viele Abrechnungslösungen, die dir diese Arbeit abnehmen. Sie automatisieren die zeitaufwendigsten und am wenigsten erfreulichen Aufgaben beim Führen eines erfolgreichen Unternehmens. Ob du als Freelancer fünf oder sechs Rechnungen im Monat verschickst oder als größeres Unternehmen viele Rechnungen im Blick behalten musst: Für jeden gibt es eine kostenlose Lösung.
Bevor wir zur Liste kommen, schauen wir uns an, worauf du bei der Auswahl einer Rechnungssoftware achten solltest.
Worauf du bei einer Rechnungssoftware achten solltest
Anzahl der Rechnungen
Du brauchst eine Rechnungs-App, die die Anzahl deiner versendeten Rechnungen nicht begrenzt. Manche Tools beschränken im kostenlosen Tarif die Zahl der Rechnungen, die du erstellen kannst. Unbegrenzt viele Rechnungen kannst du dann erst nach einem Upgrade versenden. Wähle eine Plattform, mit der du unbegrenzt Rechnungen verschicken kannst.
Benutzerfreundlichkeit
Was nützt eine Plattform, deren Oberfläche du nicht innerhalb weniger Minuten bedienen kannst? Du brauchst eine Plattform, die dir die Rechnungsstellung leicht macht. Eine, in der du Produkt- und Leistungsdetails, Standardpreise, Kundendaten und vieles mehr speichern kannst.
Online bezahlt werden
Am wichtigsten ist natürlich, dass die Zahlung ankommt. Nutze eine Plattform, mit der du Zahlungen per Kreditkarte, Bankeinzug und Überweisung annehmen kannst.
Welche Rechnungssoftware ist am besten?
Hier ist unsere Top-Liste kostenloser, cloudbasierter Rechnungssoftware, mit der du deine Rechnungen sogar vom Smartphone aus verwalten kannst.
1. Zoho Invoice
Dies ist eine der beliebtesten Rechnungsplattformen für kleine Unternehmen. Der Tarif für die Online-Rechnungsstellung ist kostenlos und erlaubt dir, unbegrenzt Rechnungen zu versenden. Du kannst die Plattform mit anderen Zoho-Tools verbinden, darunter Zoho CRM, Inventory, Commerce und Zoho Flow.
Zoho Invoice gehört zu den besten Rechnungsprogrammen auf dieser Liste. Neben der Rechnungsstellung kannst du Angebote für Kunden erstellen, zehn Zahlungsanbieter nutzen, Ausgaben erfassen, Berichte erstellen sowie Projekte und Arbeitszeiten verfolgen. Der einzige Nachteil: Im kostenlosen Tarif kannst du nur fünf Kunden Rechnungen stellen.
Wenn dir Zoho Invoice gefällt, kannst du für 9 $ pro Monat auf den Basic-Tarif von Zoho Books umsteigen und viele weitere Rechnungsfunktionen nutzen.
Ideal für: Kleine Unternehmen und Freelancer mit bis zu 5 Kunden, die eine App mit umfangreichen Rechnungsfunktionen suchen.
2. PayPal Invoicing
Fast jeder, der ein Online-Unternehmen betreibt, hat schon von PayPal gehört oder nutzt es bereits. Zu den beliebtesten Angeboten gehören der Zahlungsdienst, das Kassensystem, PayPal Invoicing und die Unternehmensfinanzierung. Die kostenlose PayPal Business-App bietet eine kostenlose Rechnungsfunktion. Du musst dich nur registrieren und kannst sofort Rechnungen versenden und Geld empfangen.
Auf deinem Smartphone oder Computer kannst du innerhalb weniger Minuten individuelle Rechnungen erstellen. Kundendaten, Steuern und Artikeldetails lassen sich in sofort nutzbaren Vorlagen speichern. So wird die Rechnungsstellung einfach und automatisiert.
Sobald du eine Rechnung versendest, erhalten deine Kunden eine E-Mail. Sie können per Kreditkarte, Debitkarte oder PayPal Credit bezahlen. Deine Kunden brauchen kein PayPal-Konto, um dich zu bezahlen.
Ideal für: Kleine Unternehmen und Freelancer, die schnell und unbegrenzt Rechnungen versenden möchten – auch vom Smartphone aus.
3. Invoice Ninja
Was Invoice Ninja besonders macht: Es ist eine Open-Source-Rechnungssoftware, deren Funktionen Entwickler laufend erweitern können. Es gibt einen dauerhaft kostenlosen Tarif und kostenpflichtige Tarife. Wenn du dich mit Programmierung auskennst, kannst du dir also eine eigene Rechnungssoftware erstellen, die genau zu deinen Anforderungen passt.
Im kostenlosen Tarif kannst du bis zu 100 aktive Kunden verwalten und ihnen unbegrenzt Rechnungen senden. Es gibt vier ansprechend gestaltete Rechnungsvorlagen, die du an deine Marke anpassen kannst. Sobald du eine Rechnung versendest, wird der Kunde sofort benachrichtigt. Du erhältst ebenfalls eine Benachrichtigung, sobald er bezahlt. Und das Beste: Du hast Zugriff auf mehr als 40 Zahlungsanbieter.
Ideal für: Unternehmer, die selbst programmieren möchten, um eine individuelle Rechnungsplattform zu erstellen. Und kleine Unternehmen mit 100 Kunden.
4. Square
Square ist neben PayPal eine weitere starke Lösung. Das Kassensystem ist sehr beliebt, und die Plattform bietet leistungsfähige E-Commerce-Funktionen wie Unternehmensfinanzierung, Lohnabrechnung, CRM, Marketing und Square Invoicing. Die Benutzeroberfläche ist so intuitiv, dass selbst Menschen ohne Technikkenntnisse damit zurechtkommen. Benutzerfreundlichkeit steht hier im Mittelpunkt.
Mit der Rechnungsfunktion kannst du unbegrenzt individuelle Rechnungen versenden. In dieser Hinsicht ist sie PayPal sehr ähnlich. Kunden können per Google Pay, Apple Pay, Kreditkarte, Debitkarte oder bar bezahlen. Du kannst außerdem Zahlungserinnerungen automatisieren, wiederkehrende Rechnungen einrichten und andere Plattformen anbinden.
Bei Zahlungen per Kredit- oder Debitkarte fällt allerdings eine Bearbeitungsgebühr von 2,9 % + 0,30 $ an. Die gute Nachricht: Bei Zahlungen per Scheck oder in bar entfällt diese Gebühr.
Ideal für: Kleine Unternehmen, die auch Zahlungen in bar oder per Scheck annehmen möchten.
5. Wave
Wave ist vor allem als Buchhaltungssoftware bekannt, deckt aber auch alle grundlegenden Anforderungen an die Rechnungsstellung ab. Die Rechnungsfunktionen sind vielleicht nicht so umfangreich und flexibel wie bei den anderen Lösungen auf dieser Liste. Trotzdem kannst du damit deine Rechnungsstellung automatisieren.
Du kannst unbegrenzt Rechnungen und Ausgaben erfassen, Berichte erstellen, beliebig viele Konten und Partner verwalten, unbegrenzt Bankkonten und Kreditkarten einbinden und deine Steuerkategorien organisieren.
Ideal für: Kleine Unternehmen, die eine kostenlose Buchhaltungssoftware mit Rechnungsfunktionen suchen.
Wie bereits erwähnt, gibt es heute eine Vielzahl von Rechnungstools auf dem Markt. Diese fünf sind jedoch kostenlos und zugleich vielseitig, leistungsfähig und skalierbar. Es lohnt sich, sie näher anzusehen.