Преимущества искусственного интеллекта (ИИ) в управлении файлами
Последнее обновление:
Опрос, проведённый Xerox, показал, что 46% сотрудников малого и среднего бизнеса ежедневно тратят время впустую на работу с большим количеством бумажных документов. Это наглядно показывает, как традиционные картотеки снижают продуктивность. Кроме того, организовывать работу и обслуживать клиентов становится сложнее, поскольку при хранении бумажных документов легко допустить ошибку. Возьмём, например, страховую компанию или юридическую фирму: стоит важному документу затеряться, и сотрудникам приходится объединять усилия, чтобы найти иголку в стоге сена.
ИИ использует возможности машинного интеллекта, чтобы повысить эффективность работы. Сегодня искусственный интеллект интегрируют в системы управления документами (DMS), предоставляя компаниям и клиентам конкурентное преимущество. Речь не просто о переводе документов в цифровой формат, а о создании более быстрых, продуманных и эффективных рабочих процессов. ИИ помогает легко обрабатывать документы для хранения и извлечения данных, экономя ваше время.
Некоторые компании уже перешли от бумажных документов к цифровым. Однако без ИИ они по-прежнему сталкиваются с неэффективным управлением документами. Бессистемное хранение данных на разных жёстких дисках приводит к беспорядку, дублированию и проблемам с безопасностью.
ИИ принёс принципиально новые решения, которые повышают надёжность бизнес-процессов. Давайте рассмотрим преимущества использования ИИ в вашей организации.
Автоматизация классификации и обработки документов
С помощью технологии оптического распознавания символов (OCR) ИИ может присваивать метки записям и распределять их по категориям без вмешательства человека. Чем больше данных ИИ читает или сканирует, тем лучше он понимает, как люди взаимодействуют с ними, и тем эффективнее обрабатывает информацию.
Например, специалисты по подбору персонала используют ИИ для анализа резюме и поиска документов с ключевыми фразами, которые указывают на высокую квалификацию, соответствующую требованиям вакансии.
Безопасность документов и данных
В вопросах конфиденциальности и защиты данных есть границы, которые нельзя нарушать. ИИ распознаёт персональные данные (PII) и другую конфиденциальную информацию, а затем помечает их для особой обработки. Это один из самых мощных инструментов защиты от киберугроз. ИИ блокирует несанкционированный доступ к данным и отправляет уведомления о нарушениях безопасности ответственным командам.
Ускорение извлечения данных
Системы управления документами на базе ИИ значительно упрощают извлечение данных и подготовку документов. Например, Document Understanding AI от Google помогает компаниям извлекать ключевую информацию из документов, форм и договоров. С помощью их сервиса знаний компании могут добавлять собственные схемы извлечения данных. Так можно получать номера счетов, имена новых сотрудников и другие сведения.
Работа с неструктурированными данными
80% всех данных, собираемых компаниями, имеют неструктурированный формат. Организации получают данные по электронной почте, в письмах, Slack, текстовых сообщениях и других каналах. Обычно мы не общаемся в структурированном формате, но каждой организации нужны порядок и структура в данных. Поэтому сотрудники просматривают всю эту информацию, извлекают нужные данные и размещают их в соответствующих папках или на дисках.
Но ИИ берёт всю трудоёмкую работу на себя. В блоге Adobe приведён отличный пример.
«Ещё более показательный пример: некоторые компании используют ИИ и машинное обучение для анализа электронных писем, текстовых сообщений и других коммуникаций с клиентами, чтобы понимать слова, смысл и эмоциональный тон. Затем они связывают эти данные с историей платежей и обслуживания, чтобы прогнозировать, кто купит те или иные товары и услуги. Особенно примечательно, что эти модели регулярно превосходят модели, использующие только структурированные данные».
Создание и преобразование данных
Появилось множество приложений, которые помогают создавать документы и контент. Grammarly может предварительно редактировать текст без участия человека, а инструменты аналитики используют интеллектуальные алгоритмы для анализа данных.
Инструменты преобразования данных на базе ИИ упростили конвертацию из одного формата в другой с минимальной потерей данных. С ИИ вы можете конвертировать файлы пакетами гораздо точнее, быстрее и безопаснее.
Подведём итоги
ИИ позволяет быстрее достигать лучших результатов, чем трудоёмкая ручная работа. Сегодня эффективные бизнес-процессы доступны не только избранным, но и обычным организациям. Разработчики решений стремятся сделать системы управления документами на базе ИИ доступными для компаний с любым бюджетом и для ИТ-специалистов.
Какое бы решение на базе ИИ вы ни выбрали, оно поможет повысить продуктивность, сделать работу гибче, снизить затраты и принимать решения на основе данных. Чтобы извлечь максимум пользы из ваших данных, рассмотрите возможность использования интеллектуальной системы управления документами.