Melhores formatos de arquivo para armazenar dados digitais

Os dados digitais revolucionaram a representação e o armazenamento de informações. A maioria das pessoas da geração Z nem conhece os dados analógicos, a menos que procure saber mais sobre eles. Desde os anos 80, o universo digital continua passando por avanços tecnológicos, e agora os termos em alta são tecnologias de nuvem, inteligência artificial, big data e internet das coisas. Mas vamos voltar ao básico.

O que são dados digitais?

Os dados digitais armazenam informações complexas de texto, áudio e vídeo em um sistema binário, ou seja, uns e zeros, ou ligado e desligado. Os caracteres binários criam uma linguagem de máquina que é interpretada por várias tecnologias. A maior vantagem dos dados digitais é representar todas as entradas analógicas complexas em formato binário. Órgãos governamentais, grandes empresas e outros negócios exploram novas possibilidades de coleta de dados e usam simulações precisas graças às interfaces digitais.

Os dados digitais capturam eventos da vida real e não apenas os convertem para o formato digital, mas também os simulam para uso por tecnologias. Por exemplo, uma paisagem pode ser facilmente capturada em uma imagem digital. Os dados visuais são registrados em um bitmap ou mapa rasterizado. Da mesma forma, fluxos de áudio podem ser convertidos em áudio digital.

Os tipos de conteúdo digital determinam o formato de arquivo usado para armazenamento. Cada tipo de conteúdo tem seus próprios arquivos, que atendem às suas funcionalidades e necessidades. Os principais tipos de conteúdo são textos, imagens, áudio e vídeo, e novos formatos estruturados vêm surgindo para modelos 3D, programas e arquivamento.

O que considerar ao escolher um formato de arquivo

Obsolescência

Os formatos de arquivo evoluem continuamente, com novos formatos e versões substituindo os antigos. Desenvolvedores e usuários identificam novas funcionalidades, criando a necessidade de incorporá-las aos formatos de arquivo. Por isso, um formato antigo se torna inútil quando deixa de ser compatível com os softwares atuais. Tanto os formatos comerciais quanto os de código aberto estão sujeitos à obsolescência. Os fornecedores também podem incentivar a obsolescência de arquivos para levar os clientes a atualizar seus produtos. Por outro lado, comunidades de código aberto podem deixar de oferecer suporte a um formato que já não é usado pela comunidade.

Proliferação

Esse pode ser um desafio ainda maior que a obsolescência dentro de uma organização. Os formatos de arquivo devem ser padronizados para que todas as pessoas envolvidas usem a mesma versão. Você não quer ter diferentes versões de formatos de imagem, PDFs ou arquivos do Word que exijam a instalação de vários aplicativos para visualização e edição.

Garanta que exista uma estratégia de preservação digital que monitore a obsolescência e a proliferação. Assim, você acompanha todos os formatos de arquivo padrão, a migração de arquivos e os formatos que vale a pena considerar para o seu negócio.

Padrões de documentação

Muitas empresas têm especificações de publicação e compartilhamento para todos os seus documentos, seja seguindo padrões internacionais, exigências de fornecedores ou orientações de uma comunidade de usuários. Trabalhe com formatos de arquivo bem documentados e amplamente implementados, como PDF ou DOCX. Arquivos amplamente adotados oferecem mais opções de suporte aos usuários.

Arquivos abertos e proprietários

Os arquivos abertos são totalmente documentados e estão disponíveis para uso público, sem restrições de direitos autorais. Qualquer pessoa pode criar um programa para ler um arquivo aberto. Já os arquivos proprietários podem não ter documentação ou ser documentados, mas têm restrições de direitos autorais e são protegidos por licenças, patentes ou outros direitos de propriedade intelectual.

Atualmente, os gigantes que desenvolvem formatos proprietários (como o Microsoft Office) dificultam que os formatos abertos alcancem o mesmo nível de adoção. Por isso, os formatos proprietários estão muito bem estabelecidos e seguem padrões públicos, recebendo amplo apoio do público.

Sem perdas e com perdas

Os formatos de arquivo com perdas reduzem a qualidade dos dados durante a compressão, enquanto os arquivos sem perdas mantêm a alta qualidade dos dados. Isso faz com que os arquivos com perdas sejam menores do que seus equivalentes sem perdas. A regra geral é sempre usar formatos sem perdas para armazenamento e criação de arquivos mestres de preservação, e formatos com perdas para distribuição e acesso. Essa regra funciona bem para imagens estáticas ou qualquer projeto de digitalização.

Formatos de arquivo recomendados para armazenar dados digitais

Documentos

Os documentos do Microsoft Word (.doc/.docx) são os formatos de arquivo consolidados para dados que precisam de edição.

Para textos que não precisam de alterações, arquivos PDF ou de texto simples (.txt) são os formatos abertos mais consolidados.

Apresentações de slides

Os arquivos do Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx) são o padrão consolidado. Mas você também pode salvar as apresentações em PDF quando o conteúdo já estiver finalizado.

Planilhas

As planilhas do Microsoft Excel (.xls/.xlsx) são a melhor opção para armazenamento.

Arquivos de áudio

FLAC é um formato consolidado e sem perdas para criar conteúdos novos que possam ser modificados depois.

Os arquivos MP3 são os arquivos com perdas mais consolidados para distribuição e conteúdos finalizados.

Arquivos de vídeo

MP4 é a melhor opção padrão de formato para armazenar arquivos de vídeo.

Imagens

SVG é a melhor opção para arquivos vetoriais. Para qualquer outro caso, use o formato PNG.

Formatos de compressão

ZIP é o formato de arquivo mais consolidado para arquivamento e compressão. O 7Z vem logo em segundo lugar.