Les meilleurs formats de fichiers pour stocker des données numériques

Les données numériques ont révolutionné la représentation et le stockage des données. La plupart des membres de la génération Z ne connaissent pas les données analogiques, à moins de s’y intéresser. Depuis les années 80, le numérique continue de bénéficier d’avancées technologiques, et les mots à la mode sont désormais les technologies cloud, l’intelligence artificielle, les mégadonnées et l’Internet des objets. Mais revenons aux bases.

Qu’est-ce qu’une donnée numérique ?

Les données numériques stockent des informations complexes sous forme de texte, d’audio et de vidéo dans un système binaire, c’est-à-dire des uns et des zéros, ou des états activés et désactivés. Les caractères binaires créent un langage machine interprété par différentes technologies. Le principal atout des données numériques est de représenter toutes les données analogiques complexes sous forme binaire. Grâce aux interfaces numériques, les organismes publics et les entreprises explorent de nouvelles possibilités de collecte de données et utilisent des simulations précises.

Les données numériques permettent de saisir des événements réels, de les convertir au format numérique, mais aussi de les simuler pour les exploiter avec des outils technologiques. Par exemple, un paysage peut facilement être capturé dans une image numérique. Les données visuelles sont enregistrées dans une image bitmap ou matricielle. De la même manière, les flux audio peuvent être convertis en données audio numériques.

Le type de contenu numérique détermine le format de fichier à utiliser pour le stockage. Chaque type de contenu dispose de formats adaptés à ses fonctions et à ses besoins. Les principaux types de contenu sont les textes, les images, l’audio et la vidéo, auxquels s’ajoutent de nouveaux formats structurés pour les modèles 3D, les programmes et l’archivage.

Les critères à prendre en compte pour choisir un format de fichier

Obsolescence

Les formats de fichiers évoluent constamment, de nouveaux formats et de nouvelles versions remplaçant progressivement les anciens. Les développeurs et les utilisateurs identifient de nouvelles fonctionnalités qu’il devient nécessaire d’intégrer aux formats de fichiers. Un ancien format devient donc inutile s’il n’est plus compatible avec les logiciels actuels. Qu’ils soient commerciaux ou open source, tous les formats de fichiers sont susceptibles de devenir obsolètes. Les éditeurs peuvent également favoriser l’obsolescence d’un format pour inciter leurs clients à passer à une version plus récente de leurs produits. De leur côté, les communautés open source peuvent cesser de prendre en charge un format qu’elles n’utilisent plus.

Prolifération

Dans une organisation, la prolifération peut poser un problème encore plus important que l’obsolescence. Les formats de fichiers doivent être harmonisés afin que toutes les personnes concernées utilisent la même version. Mieux vaut éviter de multiplier les versions de formats d’images, de PDF ou de fichiers Word qui nécessitent l’installation de plusieurs applications pour les consulter et les modifier.

Veillez à mettre en place une stratégie de préservation numérique qui limite l’obsolescence et la prolifération. Vous pourrez ainsi suivre les formats de fichiers standard, les migrations de fichiers et les formats à envisager pour votre entreprise.

Normes de documentation

De nombreuses entreprises définissent des règles de publication et de partage pour tous leurs documents. Elles peuvent suivre des normes internationales, les exigences d’un éditeur ou les recommandations d’une communauté d’utilisateurs. Privilégiez les formats de fichiers bien documentés et largement pris en charge, comme PDF ou DOCX. Les formats largement adoptés offrent davantage de possibilités d’assistance aux utilisateurs.

Formats ouverts et propriétaires

Les formats ouverts sont entièrement documentés et accessibles à tous, sans restrictions liées au droit d’auteur. Tout le monde peut écrire un programme pour lire un fichier dans un format ouvert. À l’inverse, les formats propriétaires sont soit non documentés, soit documentés mais soumis à des restrictions liées au droit d’auteur et protégés par des licences, des brevets ou d’autres droits de propriété intellectuelle.

Aujourd’hui, les géants qui développent des formats propriétaires, comme ceux de Microsoft Office, ont rendu difficile le rattrapage des formats ouverts. Leurs formats sont donc très bien implantés et normalisés publiquement, ce qui leur vaut une large adhésion.

Avec et sans perte

Les formats de fichiers avec perte réduisent la qualité des données lors de la compression, tandis que les formats sans perte préservent leur qualité. Les fichiers avec perte sont donc plus petits que leurs équivalents sans perte. En règle générale, utilisez toujours des formats sans perte pour le stockage et la création de fichiers maîtres d’archivage, et des formats avec perte pour la diffusion et l’accès aux contenus. Cette règle convient aux images fixes comme à tout projet de numérisation.

Formats de fichiers recommandés pour stocker des données numériques

Documents

Les documents Microsoft Word (.doc/.docx) sont les formats de référence pour les données qui doivent être modifiées.

Pour les textes qui n’ont pas besoin d’être modifiés, les fichiers PDF ou les fichiers texte brut (.txt) sont les formats ouverts les plus courants.

Présentations de diapositives

Les fichiers Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx) sont les formats de référence. Vous pouvez toutefois enregistrer vos présentations au format PDF lorsque leur contenu est définitif.

Feuilles de calcul

Les feuilles de calcul Microsoft Excel (.xls/.xlsx) sont le meilleur choix pour le stockage.

Fichiers audio

FLAC est un format sans perte bien établi, adapté à la création de contenus susceptibles d’être modifiés par la suite.

Les fichiers MP3 sont les fichiers avec perte les plus courants pour la diffusion et les contenus définitifs.

Fichiers vidéo

MP4 est le meilleur format de stockage par défaut.

Images

SVG est le meilleur choix pour les fichiers vectoriels. Pour tout le reste, optez pour le format PNG.

Formats de compression

ZIP est le format de fichier le plus courant pour l’archivage et la compression. 7Z arrive juste derrière.