ファイル管理における人工知能（AI）のメリット
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Xeroxの調査によると、中小企業の従業員の46%が、紙を多用する業務に毎日時間を浪費しています。従来の書類保管方法が生産性を妨げていることを、はっきりと示す結果です。また、紙の書類管理ではミスが起きやすく、書類の整理や顧客対応にも手間がかかります。例えば保険会社や法律事務所では、重要な書類が見当たらなくなると、従業員が集まって膨大な書類の中から探し出さなければなりません。
こうした課題に対し、AIは機械の知能を活用して業務を効率化する方法を提供します。現在、人工知能は文書管理システム（DMS）に組み込まれ、企業や顧客に競争上の優位性をもたらしています。これは単に文書をデジタル形式で複製することではなく、より速く、より賢く、より優れたワークフローを作ることです。保存やデータ抽出のための文書処理が簡単になり、時間を無駄にせずに済みます。
紙の書類から離れ、デジタル化を進めている企業もあります。しかし、AIを活用しなければ、文書管理の問題は依然として残ります。さまざまなハードドライブに無秩序にデータを保存すると、データが整理されず、重複やセキュリティ上のリスクが生じます。
AIは、業務の信頼性を高める革新的な解決策をもたらしました。組織でAIを活用するメリットを詳しく見ていきましょう。
文書の分類と処理を自動化
光学文字認識（OCR）技術を活用することで、AIは人の手を介さずにデータ項目にタグを付け、分類できます。AIが読み取ったりスキャンしたりするデータが増えるほど、人がデータをどのように扱うかを理解し、より的確に情報を処理できるようになります。
例えば採用担当者は、AIを使って履歴書を読み取り、求人の要件に合う高い資格や能力を示すキーワードを含む書類を見つけています。
文書とデータのセキュリティ
データの機密性とプライバシーは、決して侵害してはいけないものです。AIは個人を特定できる情報（PII）や機密データを認識し、特別な取り扱いが必要であることを示すフラグを付けます。サイバー脅威に対抗するための、非常に強力な手段の一つです。AIを活用すれば、データへの不正アクセスを拒否し、セキュリティ侵害の警告を関連チームに送信できます。
データ抽出を高速化
AIを搭載したDMSにより、データ抽出や文書の準備が簡単になりました。例えばGoogleのDocument Understanding AIは、文書、フォーム、契約書から重要な情報を抽出するのに役立ちます。このナレッジサービスを通じて、企業はデータ抽出用の独自のスキーマを追加できます。請求書番号や新入社員の名前などの情報を取得できます。
非構造化データの活用を改善
企業が収集する全データの80%は、非構造化形式です。データはメール、手紙、Slack、テキストメッセージなどを通じて組織に届きます。通常、私たちは構造化された形式でやり取りをするわけではありませんが、どの組織でもデータには整理と構造化が必要です。そのため、従業員はこうした情報をすべて調べ、データを抽出して、必要なフォルダーやドライブに保存しています。
しかし、AIを使えば、こうした大変な作業を任せられます。Adobeのブログでは、わかりやすい例が紹介されています。
「さらに顕著な例として、一部の企業はAIと機械学習を使い、メール、テキストメッセージ、その他の顧客とのやり取りを詳しく調べています。言葉や意味、感情を理解し、そのデータを請求履歴やサービス履歴と結び付けることで、誰がどの商品やサービスを購入するかを予測しています。特に注目すべきなのは、これらのモデルが、構造化データだけを使うモデルを継続的に上回る成果を出していることです。」
データの作成と変換
文書やコンテンツの作成ワークフローを支援するアプリケーションが数多く登場しています。Grammarlyは人の手を介さずにコンテンツを事前に校正でき、データ分析ツールは高度なアルゴリズムを使ってデータを分析します。
AIを搭載したデータ変換ツールにより、データの損失を最小限に抑えながら、ある形式から別の形式へ簡単に変換できるようになりました。AIを使えば、ファイルの一括変換をより正確に、より速く、安全に行えます。
まとめ
AIにより、手間のかかる手作業よりも短時間で、より良い結果を得られるようになりました。今では、効率的な業務運営は一部の先進的な企業だけのものではなく、一般的な組織でも実現できます。ソリューションを開発する企業は、予算にかかわらず企業やIT専門家がこうしたAI文書管理システムを活用できるよう取り組んでいます。
どのAI搭載ソリューションを選んでも、企業は高い生産性、柔軟で迅速な業務運営、コスト削減、データに基づく意思決定を実現できます。データを最大限に活用するために、高度な文書管理システムの導入を検討してみてください。